Operatiivisen hankinnan poikkeamahallinnan ja tiedonkulun kehittäminen : case VeliMark Oy

Abstract

Toimitusketjun tehokkuus ja poikkeamahallinta ovat keskeisiä tekijöitä yrityksen kilpailukyvyn parantamisessa. Toimeksiantajayrityksen hankintaprosessissa poikkeamahallinta ja tiedonkulun ongelmat aiheuttivat lisätyötä ja viivästyksiä. Työn tavoitteena oli selvittää hankintaprosessin nykytila, tunnistaa sen keskeiset kehityskohteet sekä laatia toimintamalleja poikkeamahallinnan ja tiedonkulun parantamiseksi.

Tutkimus toteutettiin toiminnallisena kehittämistutkimuksena. Aineistoa kerättiin avoimien haastatteluiden, havainnoinnin ja sisäisten dokumenttien analysoinnin avulla. Tiedonkeruussa hyödynnettiin myös Excel-pohjaista dataa poikkeamatilanteista.

Tutkimuksessa havaittiin, että tiedonkulun katkokset ja manuaaliset prosessit heikensivät poikkeamien hallintaa. Ehdotuksina esitettiin automaatiojärjestelmien käyttöönottoa, reaaliaikaista tiedonsiirtoa ja viestintäohjeistuksen tarkentamista poikkeamatilanteissa. Tavoitteena on vähentää toimitusketjun pullonkauloja, parantaa joustavuutta sekä lisätä asiakastyytyväisyyttä.

Johtopäätöksenä esitettiin, että kehitystoimenpiteet tukevat operatiivisen toiminnan tehostamista ja tiedonkulun parantamista, mikä vähentää poikkeamatilanteiden hallintaan kuluvaa aikaa ja manuaalista työtä. Tutkimuksen tulokset tarjoavat toimeksiantajayritykselle konkreettisia kehitysehdotuksia, joiden avulla voidaan parantaa toimitusketjun hallintaa ja tehostaa operatiivista hankintaprosessia.

The efficiency of the supply chain and deviation management are key factors in improving a company’s competitiveness. In the commissioning company’s procurement process, challenges in deviation management and communication issues resulted in additional work and delays. The aim of this study was to examine the current state of the procurement process, identify its key development areas, and create operational models to improve deviation management and communication.

The study was conducted as an applied development research project. Data was collected through open interviews, observation, and analysis of internal documents. Additionally, Excel-based data on deviation cases was utilized during the data collection process.

The study revealed that interruptions in communication and reliance on manual processes weakened deviation management. Proposed solutions included the implementation of automation systems, real-time data transfer and clarification of communication guidelines for deviation scenarios. The goal is to reduce bottlenecks in the supply chain, improve flexibility and enhance customer satisfaction.

In conclusion, the proposed development measures support the streamlining of operational activities and improvement of communication, which reduces the time and manual effort required for managing deviation cases. The study’s results provide the commissioning company with concrete development proposals to improve supply chain management and optimize the operational procurement process.