Sähköisen asiakirjahallinnan ja arkistoinnin kehittäminen Lounais-Hämeen koulutuskuntayhtymässä
Niittymäki, Maarit (2024)
2024
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024121335669
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024121335669
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli suunnitella ja ottaa käyttöön sähköinen asiakirjanhallinta sekä arkistointi henkilöstöhallinnon asiakirjoille. Tavoitteena oli toteuttaa sähköinen asiakirjanhallinta, joka noudattaa organisaation tiedonohjaussuunnitelmaa. Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta sekä Kansallisarkiston määräys edellyttävät julkishallinnon organisaatioita käyttämään sähköistä asiakirjanhallintaa sekä arkistointia.
Työn toimeksiantajana on Lounais-Hämeen koulutuskuntayhtymä. Lounais-Hämeen koulutuskuntayhtymä on ammatillinen oppilaitos, joka toimii Forssan seutukunnalla. Lounais-Hämeen koulutuskuntayhtymä on julkishallinnollinen organisaatio, joka toimii kunnallisten lakien ja säädösten mukaisesti. Sähköisen asiakirjahallinnon ja arkistoinnin kehittämistä on tehty Lounais-Hämeen koulutuskuntayhtymässä jo pidemmän aikaa, mutta henkilöstöhallinnon asiakirjat ovat olleet pääasiassa paperisena.
Opinnäytetyö on toiminnallinen opinnäytetyö. Työssä käytettiin menetelmänä palvelumuotoilua ja sen tuplatimanttia. Aineistonkeruumenetelmänä käytettiin haastattelua. Haastattelun perusteella saatiin kartoitettua keskeiset ongelmat, kuten saavutettavuuden ja käytettävyyden sekä tietoturvallisuuden ongelmat nykykäytännössä.
Työn toiminnallisessa osuudessa käytiin läpi projektin eteneminen vaiheittain, palvelumuotoilua mukaillen. Työn lopputuloksena saatiin aikaan sähköinen asiakirjahallinta sekä arkistointi henkilöstöhallinnon asiakirjoille sekä suunnitelma tulevista kehittämisaskeleista.
Työn toimeksiantajana on Lounais-Hämeen koulutuskuntayhtymä. Lounais-Hämeen koulutuskuntayhtymä on ammatillinen oppilaitos, joka toimii Forssan seutukunnalla. Lounais-Hämeen koulutuskuntayhtymä on julkishallinnollinen organisaatio, joka toimii kunnallisten lakien ja säädösten mukaisesti. Sähköisen asiakirjahallinnon ja arkistoinnin kehittämistä on tehty Lounais-Hämeen koulutuskuntayhtymässä jo pidemmän aikaa, mutta henkilöstöhallinnon asiakirjat ovat olleet pääasiassa paperisena.
Opinnäytetyö on toiminnallinen opinnäytetyö. Työssä käytettiin menetelmänä palvelumuotoilua ja sen tuplatimanttia. Aineistonkeruumenetelmänä käytettiin haastattelua. Haastattelun perusteella saatiin kartoitettua keskeiset ongelmat, kuten saavutettavuuden ja käytettävyyden sekä tietoturvallisuuden ongelmat nykykäytännössä.
Työn toiminnallisessa osuudessa käytiin läpi projektin eteneminen vaiheittain, palvelumuotoilua mukaillen. Työn lopputuloksena saatiin aikaan sähköinen asiakirjahallinta sekä arkistointi henkilöstöhallinnon asiakirjoille sekä suunnitelma tulevista kehittämisaskeleista.