Sujuva tietopalvelu sosiaalihuollossa: tietopyyntöjen käsittely Kymenlaakson hyvinvointialueella

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää, miten uudistunut lainsäädäntö ja sosiaalihuollon asiakastietojen näkyminen OmaKannassa vaikuttavat toimeksiantajan sosiaalihuollon tietopalveluun ja miten sosiaalihuollon asiakastietopyyntöjen käsittelyprosessia tulisi kehittää näiden vaikutusten myötä. Opinnäytetyössä selvitettiin myös, mitä ovat rekisteröidyn oikeudet ja miten ne toteutetaan toimeksiantajan sosiaalihuollon tietopalvelussa. Opinnäytetyön tavoitteena oli sosiaalihuollon tietopyyntöprosessin kehittäminen vastaamaan sujuvasti uuden toimintaympäristön vaatimuksia.

Opinnäytetyö toteutettiin laadullisena, konstruktiivisena tutkimuksena, jonka perustana oli todellisuuden kuvaaminen ja ymmärtäminen. Aineisto kerättiin teemahaastattelulla, jonka yksilöhaastatteluihin kutsuttiin sosiaalihuollon tietopyyntöjä käsittelevät työntekijät. Teemahaastattelujen aineistolle tehtiin sisällönanalyysiä keräysvaiheessa ja tämän jälkeen jatkettiin aineiston läpikäyntiä useaan kertaan yhdessä ajantasaisen tietoperustan kanssa.

Kansallinen lainsäädäntö uudistui 1.1.2024 uuden asiakastietolain myötä. Sosiaalihuollon tietopalvelussa vaikutuksia tuli asiakastietojen käsittelyyn (salassapito, vaitiolovelvollisuus, käyttöoikeudet, asiakkaan tunnistaminen, säilyttäminen), tiedonsaantioikeuksiin ja asiakastietojen luovuttamisiin. Toimeksiantajan sosiaalihuollon asiakastiedot siirtyvät näkyville OmaKantaan vaiheittain 1.10.2024 alkaen, mikä vaikuttaa oletettavasti tietopyyntöjen määrään vähentävästi. Rajoitettuihin tai ennen 1.10.2024 syntyneisiin tietoihin voi edelleen pyytäjällä oikeus, joten jatkossakin tietopyyntöjä tulee käsiteltäväksi.

Tavoitetilaan pääsy vaati opinnäytetyön tulosten mukaan tietopyynnön, toimintamallien, tiedonhallinnan ja ohjeistusten yhtenäistämistä ja ajantasaistamista uuden ja olemassa olevan lainsäädännön mukaisesti OmaKannan toiminnallisuudet huomioiden. Tulosten mukaan sujuvuus ei näyttänyt olevan pelkästään tietopyyntöjen käsittelyä määräajoissa vaan myös työntekijöiden kokemusta siitä, että käsittely oli sujuvaa koko prosessin ajan sen eri vaiheissa. Tietopyyntöihin vastaaminen tulee jatkossa nähdä osana asiakkaan hyvää palvelua ja kohtelua, jolloin organisaation työntekijöiden osaaminen ja rekisterinpitäjän tiedonhallinta nousevat merkittäviin rooleihin. Jatkotutkimukselle jäi useita eri näkökulmia.