Lähettämön työohjeiden kehittäminen

Abstract

Opinnäytetyössä tavoitteena oli kehittää toimeksiantajan Valio Oy Jyväskylän toimipisteen lähettämön työohjeita vastaamaan toimintaympäristön vaatimuksia sekä samalla toimimaan perehdytyksen tukena uusille lähettämön työntekijöille. Tarve tälle päivitysprosessille lähti, kun toimeksiantaja havainnoi, että nykyiset työohjeet olivat vanhentuneet eivätkä tarjonneet tukea työntekijöille riittävästi.

Tutkimus toteutettiin hyödyntäen sekä kvalitatiivista että kvantitatiivista tutkimusmenetelmää. Aineistonkeruumenetelminä käytettiin haastatteluja, kyselyjä, havainnointia ja aiempia dokumentteja. Tämä mahdollisti kattavan ja monipuolisen kuvan työohjeiden nykytilasta ja kehitystarpeista. Aineistosta tehty analyysi toi esille tarpeita, joita päivitetty työohje tulisi sisältää.

Tuloksena saatiin luotua tarpeita vastaava päivitetty työohje. Työohjetta päivitettiin rakenteellisesti ja sisällöllisesti. Työohjeiden uudistaminen tukee niin uusien kuin kokeneiden työntekijöiden oppimista, vähentävän virheitä ja lisäävän työn sujuvuutta. Lisäksi perehdyttäjät näkivät työohjeen tärkeänä osana perehdytysprosessia, erityisesti kiireisessä työympäristössä, jossa suullinen perehdytys voi jäädä puutteelliseksi.

Johtopäätöksiksi saatiin selville, että laadukkaat ja ajantasaiset työohjeet parantavat työnlaatua, työntekijöiden sitoutumista ja prosessin tehokkuutta. Päivitetty työohje vaikuttaa epäsuoranaisesti asiakastyyty-väisyyteen virheiden vähentyessä ja laadun parantuessa. Jatkoehdotuksena työohjeiden jatkuvaa päivittämistä ja työntekijöiltä kerättävän palautteen hyödyntämistä. Lisäksi tutkimus tarjoaa lähtökohdat työohjeiden laajemmalle kehittämiselle myös muissa toimipisteen osastoissa.

The aim of the thesis was to develop the work instructions of the dispatch department at the commissioning company, Valio Ltd Jyväskylä site, to meet the requirements of the operating environment, while also supporting the induction process for new shipping department employees. The need for this update process arose when the commissioning company observed that the current work instructions were outdated and did not provide sufficient guidance for the employees. The research was carried out using both qualitative and quantitative research methods. Data collection methods included interviews, surveys, observations, and review of previous documents. This allowed for a comprehensive and diverse understanding of the current state of the work instructions and the need for their development. As a result, an updated work instruction was created to meet these needs. The work instruction was revised both structurally and in content. The renewal of the work instructions supports the learning process of both new and experienced employees, reduces errors, and improves workflow. In addition, the trainers considered the work instruction an important part of the induction process, especially in a fast-paced work environment where oral training may be insufficient. The conclusions indicated that high quality and up to date work instructions improve work quality, employee commitment, and process efficiency. The updated work instruction indirectly impacts customer satisfaction by reducing errors and improving quality. A recommendation for further development includes the continuous updating of the work instructions and the use of feedback collected from employees. Furthermore, the study provides a basis for broader development of work instructions across other departments at the site.