Apuvälinekilpailutuksien prosessikuvausehdotus Itä-Suomen yhteistyöalueelle

Abstract

Merkityksellinen osa hyvinvointialueiden apuvälinepalveluiden kustannuksia ovat apuvälineiden hankinnat. Apuvälinekilpailutukset ovat hankinta- ja apuvälinepalveluiden toteuttamaa työtä. Tässä opinnäytetyössä tarkoituksena oli kerätä kehittämisehdotuksia Itä-Suomen yhteistyöalueen apuvälinekilpailutusprosessin verkostotoimintaan ja rooleihin kilpailutuksiin osallistuvilta sekä muodostaa Itä-Suomen yhteistyöalueelle apuvälinekilpailutuksien prosessikuvausehdotus. Tavoitteena oli prosessikuvausehdotuksella tehdä näkyväksi Itä-Suomen yhteistyöalueen apuvälinekilpailutuksen verkostotoimintaan liittyvät tehtävät ja roolit hyvinvointialueiden näkökulmasta, jolloin hyvinvointialueilla on helpompi johtaa ja kehittää apuvälineiden kilpailutusprosessia. Hyvinvointialueet voivat paremmin kohdistaa tarvittavan osaamisen prosessin eri vaiheisiin, varata riittävät resurssit, luoda realistiset kilpailutuksien lyhyen ja pitkän ajan aikataulut, kehittää verkoston sisäistä viestintää ja perehdyttää kuvausehdotuksen avulla verkoston uusi osallistuja.

Tutkimuksellisena lähestymistapana käytettiin tuotekehitystä. Aineistonkeruumenetelminä olivat hankintaohjeiden ja Sansian vuokaavion analysointi, Google Jamboard -kysely, IMS-pääkäyttäjälle ja asiantuntijaryhmälle etäyhteydellä toteutetut teemahaastattelut sekä NPS-kysely. Aineistot analysoitiin teemoittelemalla. Käynnistämisvaiheessa muodostettiin kuva hankintaprosessin ja sen verkoston nykytilasta. Luonnosteluvaiheessa selvitettiin kilpailutuksien haasteita. Niitä havaittiin organisoinnissa, aikataulussa, roolien ja tehtävien epäselvyydessä sekä resurssien riittämättömyydessä. Markkinapuheenvuoroon kaivattiin avoimuutta ja sopimuksen aloitukseen kiireettömyyttä sekä tietojärjestelmien käytön kehittelyä. Analysoinnin tuloksien perusteella laadittiin IMS-ohjelmalla prosessikaavioluonnos.

Kehittelyvaiheessa pohdittiin, mitkä toimintatavat ja roolit edistävät onnistuneita kilpailutuksia. Edistäviksi tekijöiksi nähtiin organisointi, suunnitelmallisuus, vaiheiden ennakointi sekä selkeästi määritellyt vastuutahot ja tehtävät. Kilpailutus- ja sopimusjärjestelmien käyttötavoista tulisi sopia ja vaatimusmäärittely toteuttaa etsien monipuolisesti taustatietoa. Kouluttautumisen ja kehittämisen tulisi olla osa prosessia. Kehittämisehdotuksien perusteella laadittiin IMS-ohjelmiston kolmisivutekniikkaa hyödyntäen prosessikuvausehdotus, joka sisältää kuvaukset hankinnan suunnittelu, hankinnan kohteen kuvaus sekä tarjousten vertailu ja hankintapäätös. Viimeistelyvaiheessa selvitettiin NPS-kyselyllä, miten prosessikuvausehdotuksen laadinnassa onnistuttiin. Vastanneet pitivät prosessikuvauksia onnistuneina. Prosessikuvaukset ovat hyödynnettävissä Itä-Suomen yhteistyöalueen hyvinvointialueilla.