Optimizing Operative Purchasing Processes within Indirect Procurement - Cost Efficiency and Strategic Value

Abstract

This bachelor’s thesis focused on optimizing Operative Purchasing (OP) processes within Indirect Procurement (IP) at Wärtsilä, with an emphasis on cost efficiency and strategic value through digitalization. The aim of the research was to identify the key digital tools used in OP, understand how they contribute to optimizing procurement processes, and explore the challenges involved in implementing these tools.

The research was conducted through qualitative methods, primarily involving interviews with four participants from the OP team in Finland. The participants were selected based on their experience and role in the OP process, and their insights were analyzed to understand the impact of tools like WeBuy, SAP, and Robotic Process Automation (RPA) on procurement efficiency and value creation.

The results revealed that digital tools, particularly WeBuy and SAP, have significantly streamlined processes, improved supplier relationships, and enhanced decision-making. However, challenges such as resistance to change, integration issues, and the continued use of traditional tools were also identified. The thesis concluded with recommendations to improve user training, further integrate digital tools, and embrace continuous improvement frameworks to maximize the potential of digitalization in OP.

Detta examensarbete fokuserade på att optimera Operativa Inköpsprocesser (OP) inom Indirekt Inköp (IP) på Wärtsilä, med ett särskilt fokus på kostnadseffektivitet och strategiskt värde genom digitalisering. Syftet med forskningen var att identifiera de nyckelverktyg som används inom OP, förstå hur dessa bidrar till att optimera inköpsprocesserna och utforska de utmaningar som uppstår vid implementering av dessa verktyg.

Forskningsmetoden var kvalitativ och bestod huvudsakligen av intervjuer med fyra deltagare från OP-teamet i Finland. Deltagarna valdes ut baserat på deras erfarenhet och roll i OP-processen, och deras insikter analyserades för att förstå hur verktyg som WeBuy, SAP och Robotic Process Automation (RPA) påverkar inköpseffektivitet och värdeskapande.

Resultaten visade att digitala verktyg, särskilt WeBuy och SAP, har effektiviserat processer, förbättrat leverantörsrelationer och stärkt beslutsfattandet. Därtill identifierades också utmaningar som motstånd mot förändring, integrationsproblem och fortsatt användning av traditionella verktyg. Examensarbetet avslutas med rekommendationer för att förbättra användarutbildning, vidare integration av digitala verktyg och att omfamna kontinuerliga förbättringsramverk för att maximera digitaliseringens potential inom OP.

Tässä opinnäytetyössä keskityttiin operatiivisten hankintaprosessien (OP) optimointiin Wärtsilän epäsuorassa hankinnassa (IP) keskittyen kustannustehokkuuteen ja strategiseen arvoon digitalisaation avulla. Tutkimuksen tavoitteena oli tunnistaa tärkeimmät digitaaliset työkalut, joita käytetään OP-osastossa, ymmärtää niiden vaikutus hankintaprosessien optimointiin ja tutkia näiden työkalujen käyttöönoton haasteita.

Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisin menetelmin, ja aineisto kerättiin pääasiassa haastatteluilla, joissa oli mukana neljä Wärtsilän OP-osaston jäsentä Suomesta. Haastatellut valittiin heidän kokemuksensa ja roolinsa perusteella OP-prosessissa, ja heidän näkemyksensä analysoitiin digitaalisten työkalujen, kuten WeBuy, SAP ja Robotic Process Automation (RPA), vaikutusten ymmärtämiseksi hankinta-aikojen ja arvon luomisen kannalta.

Tulokset osoittivat, että digitaaliset työkalut, erityisesti WeBuy ja SAP, ovat merkittävästi virtaviivaistaneet prosesseja, parantaneet toimittajasuhteita ja vahvistaneet päätöksentekoa. Haasteina tunnistettiin kuitenkin muutoksen vastustus, integraatio-ongelmat ja perinteisten työkalujen käyttö. Tutkielma päättyi suosituksiin käyttäjäkoulutuksen parantamiseksi, digitaalisten työkalujen syvemmäksi integroimiseksi ja jatkuvan parantamisen kehysmallien omaksumiseksi digitalisaation täyden potentiaalin hyödyntämiseksi OP-osastossa.