Tapahtumaopas opiskelijayhdistys PORA Ry:lle : Tapahtumatuotannon perusteet

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee tapahtumatuotannon perusteita opiskelijatapahtumien näkökulmasta. Työ toteutettiin tutkimuksellisena kehittämistyönä toimeksiantajan tarpeesta Porin tradenomiopiskelijat PORA Ry:lle. Työn tavoitteena oli luoda konkreettinen ja helposti sovellettava opas, joka sisältää opiskelijatapahtumissa tarvittavia tapahtumatuotannon perusasioita. Opas auttaa uusia järjestäjiä ymmärtämään ja on tukena kokeneemmille tekijöille.

Kehittämistyön keskeinen tutkimuskysymys oli: Millainen tapahtumaopas tukee PORA Ry:n toimintaa opiskelijatapahtumien järjestämisessä? Työn tietoperusta koostui tapahtumien järjestämiseen liittyvästä kirjallisuudesta ja PORA:n toiminnan tarkastelusta opiskelijayrityksenä teemahaastattelun sekä henkilökohtaisten tiedonantojen muodossa.

Opinnäytetyön kirjallinen osuus keskittyi PORA:n toimintaan, haasteiden tunnistamiseen ja mahdollisuuksien kartoittamiseen tapahtumatoiminnassa sekä yleisesti tasolla huomioonotettavista asioista opiskelijatapahtumaa luodessa.

Työn lopputuloksena syntyi valmis kehittämistyön tuotos, joka vastaa toimeksiantajan tarpeita. Opas sisältää keskeiset vaiheet tapahtuman suunnittelusta jälkimarkkinointiin sekä tarkistuslistoja.

This thesis focuses on the fundamentals of event production from the perspective of student events. The work was carried out as a research-based development project in response to the needs of the commissioner, PORA Ry, the association of business administration students in Pori. The objective was to create a practical and easily applicable guide covering the essential aspects of event production needed for student events. The guide aims to help new organizers gain understanding and provide support for more experienced ones.

The central research question guiding the development project was: What kind of event guide best supports PORA Ry in organizing student events? The theoretical foundation of the work was based on literature related to event organization and an examination of PORA’s operations as a student-run organization. This was conducted through thematic interviews and personal communications.

The written portion of the thesis focused on analyzing PORA’s activities, identifying challenges, and mapping opportunities in event production. It also explored general considerations essential for creating student events.

As a result of the work, a completed development output was produced that meets the needs of the commissioner. The guide includes the key stages of event planning, from initial design to post-event marketing, as well as practical checklists.