Tilitoimiston ja asiakkaan välisen yhteyden helpottaminen palkkahallintoon liittyvissä asioissa

Abstract

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tarkoituksena oli helpottaa opinnäytetyön toimeksiantajan ja erään heidän asiakasyrityksensä välistä yhteyttä palkkahallintoon liittyvissä asioissa. Työn tavoitteena oli luoda sekä asiakasyrityksen sisälle, että asiakasyrityksen ja toimeksiantajan välille yhtenäinen palkkahallinnon raportointikäytäntö helpottamaan ja yhtenäistämään toimeksiantajan ja asiakasyrityksen välistä tiedonkulkua sekä samalla tehostaa toimeksiantajan palkanlaskennan prosesseja. Työn teoriaosuudessa käsitellään keskeisiä palkkahallintoon liittyviä normeja sekä tilitoimiston ja asiakkaan välistä toimeksiantosuhdetta ja siihen liittyviä rooleja. Palkkahallinnon osa-alueista tarkastelun kohteena ovat työsuhde ja työsopimukset, palkat ja palkkalajit, työajat ja niiden ylitykset, vuosilomiin liittyvät asiat sekä poissaoloista sairauspoissaolot, perhevapaat ja lomautukset. Työn toiminnallisessa osuudessa luodaan yhtenäisiä raporttipohjia ja niihin liittyviä käytäntöjä helpottamaan opinnäytetyön toimeksiantajan ja asiakasyrityksen välistä yhteyttä. Yhtenäisten raporttien tulkitseminen nopeuttaa toimeksiantajan työtä ja asiakasyrityksen työntekijöiden raporttien täyttöä. Työllä pyritään helpottamaan myös asiakasyrityksen työntekijöiden työaikojen ja poissaolojen seuraamista sekä niihin liittyviä korvauksia. Opinnäytetyön tuloksena luotiin Excel-taulukkolaskennan avulla viisi raporttipohjaa, jotka ovat työaikakortti, matkalaskupohja, työajanseurantapohja, lomapalkkojen maksatuspohja sekä ylityöseurantapohja. Luodut raporttipohjat tulivat työn toimeksiantajan tilaamina ja niihin oltiin tyytyväisiä. Luodut raporttipohjat on tarkoitus ottaa käyttöön tammikuussa 2015. Pohjat voidaan tarpeen vaatiessa ottaa käyttöön myös muissa toimeksiantajan asiakasyrityksissä.

The purpose of this thesis was to make the interaction between client company and one of their customers easier. The main target was to create a standardized way of reporting the transactions on payroll administration. This should help the client and the customer to communicate and also make the communication clearer in the customer’s organization. The client will also get new tools for its payroll processes. The theoretical section of the thesis studies the essential norms in the payroll administration and also the assignment and roles between an accounting company and its customer. The focus is on employment contracts, salaries, working hours, vacations and absences caused by illness, family vacation and temporary lay-off. In the empirical section of the thesis standardized report templates were created to make the communication between client and customer easier. Similar reports speed up the client’s work in interpretation of the reports and the customer’s work in filling them. The thesis will also ease the follow-up in working hours, absences and compensations to the customer. As a result of the thesis five different report templates were created with Microsoft Excel. They include working hours report, travel invoice, working time follow-up report, holiday pay report and overtime follow-up report. The reports were ordered by the client and who also were satisfied with the result. The report formats were implemented in January 2015. The reports can also be deployed in other customer companies on demand.