Epäsuorien hankintojen analysointi ja organisointi : Tapaus Rikosseuraamuslaitoksen Etelä-Suomen rikosseuraamusalue
Lauren, Kirsi (2015)
Lauren, Kirsi
Tampereen ammattikorkeakoulu
2015
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201503022669
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201503022669
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää hankintatointa Etelä-Suomen rikosseuraamusalueella, jonka toimeksiantona työ tehtiin.
Hankintojen kehittämisen lähtökohtana pidettiin kuluanalyysiä, joka toteutettiin Etelä-Suomen rikosseuraamusalueella tehdyille vuoden 2013 hankinnoille. Kuluanalyysia varten aineistoa haettiin Rikosseuraamuslaitoksen taloushallinnon järjestelmistä, jonne jää sähköinen jälki hankinnoista. Hankintatoimen nykytilan selvittämiseksi toteutettiin kysely koko alueen henkilöstölle.
Kuluanalyysin perusteella selvitettiin Etelä-Suomen rikosseuraamusalueen hankinnoista sopimustoimittajille kohdistuneet ostot ja ohi ostaminen, toimittajien määrä sekä maksamismenetelmiä. Kyselyssä kartoitettiin hankintaosaamista, sopimustoimittajien tuntemusta, yhteistyömahdollisuuksia alueen hankkijoiden välillä sekä hankintojen ja kilpailuttamisen keskittämisen mahdollisuuksia.
Kuluanalyysin tuloksena ilmeni, että hankintojen vaivaton selvittäminen nykyisestä kirjanpidosta oli haastavaa. Kirjanpito ei sellaisenaan palvellut hankintatointa, joten sitä esitettiin muokattavaksi lisäämällä alatilejä eri hankintakategorioille. Tarkoituksena oli saada tarkempien kulukirjausten mahdollistama tietomäärä alueen johdon ja hankkijoiden työvälineeksi.
Ohi ostamista havaittiin, joka oli useinmiten tahatonta. Ohi ostamisen johdosta hankintamenetelmät eivät olleet kustannustehokkaita eivätkä taloussäännön mukaisia. Kaupassakäynnin vähentämiseksi esitettiin yleisesti TILHAn käytön lisäämistä sekä ohjelma-toiminnoille hankittavien elintarvikkeiden hankintaa vankilan kanttiinista.
Sopimustoimittajien käytön lisäämiseksi sekä toimittajamäärän vähentämiseksi esitettiin vakiotuotevalikoimien laajentamista alueen työtoimintaan ja taloushuoltoon. Näiden vakiotuotevalikoimien rakentamiseksi tarvitaan alueen yksiköiden hankkijoiden välille enemmän yhteistyötä. Sen johdosta esitettiin lead buyer -konseptia mukailevaa hankintatiimiä kunkin perustettavan hankintakategorian ympärille.
Hankintojen kehittämisen lähtökohtana pidettiin kuluanalyysiä, joka toteutettiin Etelä-Suomen rikosseuraamusalueella tehdyille vuoden 2013 hankinnoille. Kuluanalyysia varten aineistoa haettiin Rikosseuraamuslaitoksen taloushallinnon järjestelmistä, jonne jää sähköinen jälki hankinnoista. Hankintatoimen nykytilan selvittämiseksi toteutettiin kysely koko alueen henkilöstölle.
Kuluanalyysin perusteella selvitettiin Etelä-Suomen rikosseuraamusalueen hankinnoista sopimustoimittajille kohdistuneet ostot ja ohi ostaminen, toimittajien määrä sekä maksamismenetelmiä. Kyselyssä kartoitettiin hankintaosaamista, sopimustoimittajien tuntemusta, yhteistyömahdollisuuksia alueen hankkijoiden välillä sekä hankintojen ja kilpailuttamisen keskittämisen mahdollisuuksia.
Kuluanalyysin tuloksena ilmeni, että hankintojen vaivaton selvittäminen nykyisestä kirjanpidosta oli haastavaa. Kirjanpito ei sellaisenaan palvellut hankintatointa, joten sitä esitettiin muokattavaksi lisäämällä alatilejä eri hankintakategorioille. Tarkoituksena oli saada tarkempien kulukirjausten mahdollistama tietomäärä alueen johdon ja hankkijoiden työvälineeksi.
Ohi ostamista havaittiin, joka oli useinmiten tahatonta. Ohi ostamisen johdosta hankintamenetelmät eivät olleet kustannustehokkaita eivätkä taloussäännön mukaisia. Kaupassakäynnin vähentämiseksi esitettiin yleisesti TILHAn käytön lisäämistä sekä ohjelma-toiminnoille hankittavien elintarvikkeiden hankintaa vankilan kanttiinista.
Sopimustoimittajien käytön lisäämiseksi sekä toimittajamäärän vähentämiseksi esitettiin vakiotuotevalikoimien laajentamista alueen työtoimintaan ja taloushuoltoon. Näiden vakiotuotevalikoimien rakentamiseksi tarvitaan alueen yksiköiden hankkijoiden välille enemmän yhteistyötä. Sen johdosta esitettiin lead buyer -konseptia mukailevaa hankintatiimiä kunkin perustettavan hankintakategorian ympärille.