Epäsuorien hankintojen analysointi ja organisointi : Tapaus Rikosseuraamuslaitoksen Etelä-Suomen rikosseuraamusalue

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää hankintatointa Etelä-Suomen rikosseuraamusalueella, jonka toimeksiantona työ tehtiin.

Hankintojen kehittämisen lähtökohtana pidettiin kuluanalyysiä, joka toteutettiin Etelä-Suomen rikosseuraamusalueella tehdyille vuoden 2013 hankinnoille. Kuluanalyysia varten aineistoa haettiin Rikosseuraamuslaitoksen taloushallinnon järjestelmistä, jonne jää sähköinen jälki hankinnoista. Hankintatoimen nykytilan selvittämiseksi toteutettiin kysely koko alueen henkilöstölle.

Kuluanalyysin perusteella selvitettiin Etelä-Suomen rikosseuraamusalueen hankinnoista sopimustoimittajille kohdistuneet ostot ja ohi ostaminen, toimittajien määrä sekä maksamismenetelmiä. Kyselyssä kartoitettiin hankintaosaamista, sopimustoimittajien tuntemusta, yhteistyömahdollisuuksia alueen hankkijoiden välillä sekä hankintojen ja kilpailuttamisen keskittämisen mahdollisuuksia.

Kuluanalyysin tuloksena ilmeni, että hankintojen vaivaton selvittäminen nykyisestä kirjanpidosta oli haastavaa. Kirjanpito ei sellaisenaan palvellut hankintatointa, joten sitä esitettiin muokattavaksi lisäämällä alatilejä eri hankintakategorioille. Tarkoituksena oli saada tarkempien kulukirjausten mahdollistama tietomäärä alueen johdon ja hankkijoiden työvälineeksi.

Ohi ostamista havaittiin, joka oli useinmiten tahatonta. Ohi ostamisen johdosta hankintamenetelmät eivät olleet kustannustehokkaita eivätkä taloussäännön mukaisia. Kaupassakäynnin vähentämiseksi esitettiin yleisesti TILHAn käytön lisäämistä sekä ohjelma-toiminnoille hankittavien elintarvikkeiden hankintaa vankilan kanttiinista.

Sopimustoimittajien käytön lisäämiseksi sekä toimittajamäärän vähentämiseksi esitettiin vakiotuotevalikoimien laajentamista alueen työtoimintaan ja taloushuoltoon. Näiden vakiotuotevalikoimien rakentamiseksi tarvitaan alueen yksiköiden hankkijoiden välille enemmän yhteistyötä. Sen johdosta esitettiin lead buyer -konseptia mukailevaa hankintatiimiä kunkin perustettavan hankintakategorian ympärille.

The aim of this thesis was to develop the procurement process in the Criminal Sanctions Region of Southern Finland, which commissioned the thesis.

As the starting point of the procurement development was regarded the spend analysis, which was targeted at the procurements done in the Criminal Sanctions Region of Southern Finland in 2013. Data for the spend analysis was retrieved from the Criminal Sanctions Agency's financial administration systems, which contain an electronic trace of procurements. To clarify the present state of the procurement process, a survey was sent to the staff of the whole region.

Based on the spend analysis, the procurements in the Criminal Sanctions Region of Southern Finland were reviewed to find out the purchases from contract suppliers, maverick buying, the number of suppliers, and the payment methods. The survey focused on the expertise in procurement, the familiarity with the contract suppliers, the cooperation possibilities between the suppliers, and the possibilities of centralising the procurements and competitive tendering.

The spend analysis revealed that it was difficult to find the procurements from the present bookkeeping. The bookkeeping as such did not serve the procurements; therefore, suggestions were made to modify it by adding subsidiary accounts for different procurement categories. The aim was to get data based on more precise expense entries so that the management and the officials doing purchases in the region could use it as a tool.

Some maverick buying was detected but it was mostly unintentional. As a result of maverick buying, the procurement methods were not costeffective nor in accordance with the financial regulations. In order to cut down visits to shops, the use of the order management service TILHA should be increased in general and the foodstuff used in programme activities should be purchased from the prison canteen.

To increase the use of contract suppliers and to reduce the number of suppliers, standard product ranges should be expanded to cover the work activities and domestic care in the region. Developing the standard product ranges requires more cooperation between the officials doing purchases in the region. Therefore, the suggestion was to create a pro-curement team imitating the lead buyer concept for each established procurement category.