Lean Process Development in Employee Life Cycle : a Research-Based Project for Optimizing HR Processes in an Electronic Manufacturing Services Company

Abstract

Employee turnover has a negative impact on company performance on knowledge and skill intensive industries. Hiring and training a new employee costs the equivalent of 16 weeks salary on average. Focusing on employee life cycle and especially the retention of skilled labor through efficient HRM processes is business critical. There’s a link between strong HRM system and company performance.

The objective of this research-based development project was to use lean methods to map current local HR practices and processes within employee life cycle, identify bottlenecks and inefficiencies, and provide suggestions for process development and optimization. The aim was to find solutions for sustainable continuous improvement. A concrete final output of the thesis was to update the current local process documentation, including internal HR guides and instructions.

Using participative action research methods, two workshops were conducted using value stream mapping as the lean method to map the current state of selected HR processes within the employee life cycle to identify inefficiencies and bottlenecks. Based on the identified wastes, an ambitious future state was envisioned. An action plan was proposed using an effect-effort matrix to support decision-making.

The results of the study supported by the examples from the literature indicate that significant improvements in lead time and quality can be achieved with using lean methods for HR process development. While this study did not reach a point where measuring outcomes of the improved processes would have been relevant, the proposed action plan sets a solid foundation for future development work.

The key findings from the employee life cycle process development from this study provided valuable insights to the local organization. Also, the research process indicated the importance to applying lean principles and integrating continuous improvement in practice. The proposed actions are expected to improve the onboarding and competence management processes and to impact positively on the employee engagement as the key metric of employee life cycle.

This study suggests a strong link and similarity between lean plan-do-check-act and participative action research cycles that align well with lean philosophy and continuous improvement. The study provides a thorough review and analysis of the current knowledge on employee life cycle and concludes that while it lacks in scholarly rigor it is widely used.

The results of this study and review of the literature suggests that lean practices and tools can be used for HR process development indicating that the used methods are applicable for HR managers in similar settings.

Työntekijöiden vaihtuvuus vaikuttaa negatiivisesti yrityksen suorituskykyyn tieto- ja taitointensiivisillä aloilla. Uuden työntekijän palkkaaminen ja kouluttaminen maksaa keskimäärin 16 viikon palkan verran. Keskittymällä työsuhteen elinkaareen, erityisesti osaavan henkilökunnan säilyttämiseksi tehokkaiden HRM prosessien kautta, on liiketoimintakriittistä. Vahvan HRM-järjestelmän ja yrityksen suorituskyvyn välillä on yhteys.

Tämän tutkimuspohjaisen kehitysprojektin tavoitteena oli käyttää lean-menetelmiä nykyisten paikallisten työsuhteen elinkaaren HR-käytäntöjen ja -prosessien kartoittamiseksi työsuhteen elinkaaren aikana, tunnistaa pullonkauloja ja tehottomuutta ja laatia ehdotuksia prosessien kehittämiseksi ja optimoimiseksi. Tavoitteena oli löytää ratkaisuja kestävään jatkuvaan parantamiseen. Opinnäytteen konkreettisena lopputuloksena oli nykyisen paikallisen prosessidokumentaation päivittäminen mukaan lukien sisäiset HR-oppaat ja -ohjeet.

Osallistavan toimintatutkimuksen menetelmiä hyödyntäen järjestettiin kaksi työpajaa, joissa lean-menetelmistä käytettiin arvovirtakuvausta valikoitujen HR-prosessien nykytilan kartoittamiseksi työsuhteen elinkaarelta tehottomuuksien ja pullonkaulojen tunnistamiseksi. Tunnistettujen hukkien perusteella visioitiin kunnianhimoinen tulevaisuuden tila. Vaikutus-panos-matriisia käytettiin päätöksenteon tukena, kun laadittiin ehdotus toimenpidesuunnitelmaksi.

Tutkimustulokset osoittavat, että läpimenoaikaa ja laatua voidaan parantaa merkittävästi kehittämällä HR-prosesseja lean-menetelmiä käyttäen. Tulosta tukee esimerkit tutkimuskirjallisuudesta. Ehdotettu toimenpidesuunnitelma luo vakaa pohjan tulevaisuuden kehitystyölle vaikkei tässä tutkimuksessa ylletty vaiheeseen, jossa tulosten mittaaminen olisi ollut mielekästä.

Keskeisimmät löydökset työsuhteen elinkaaren prosessien kehittämisestä tarjosivat arvokkaita oivalluksia paikalliselle organisaatiolle. Tutkimusprosessi osoitti lean-periaatteiden soveltamisen ja jatkuvan parantamisen integroinnin tärkeyden käytännössä. Ehdotettujen toimenpiteiden odotetaan parantavan perehdytys- ja osaamisenhallintaprosesseja sekä vaikuttavan positiivisesti työntekijöiden sitoutumiseen, joka on työsuhteen elinkaaren keskeinen mittari.

Tämä tutkimus ehdottaa vahvaa yhteyttä ja samankaltaisuutta leanin suunnittele, toteuta, tarkista ja korjaa sekä osallistuvan toimintatutkimuksen syklien välillä, jotka sopivat hyvin yhteen lean-filosofian ja jatkuvan parantamisen kanssa. Tämä tutkimus tarjoaa perusteellisen katsauksen ja analyysin työsuhteen elinkaaren nykytiedosta ja toteaa, että vaikka siitä puuttuu tieteellistä tarkkuutta, on se laajasti käytetty.

Tämän tutkimuksen tulokset ja kirjallisuuskatsaus viittaavat siihen, että lean-käytäntöjä ja -työkaluja voidaan käyttää HR-prosessien kehittämiseen osoittaen, että käytetyt menetelmät sopivat HR-päälliköille vastaavissa tilanteissa.