Kunnan tiliöintiprosessin kehittäminen : case Nokian kaupunki

Abstract

Tämä opinnäytetyö tehtiin kehittämisprojektina Nokian kaupungille. Projektin tavoitteena oli kehittää kaupungin ostolaskujen tiliöintiohjeistusta ja sen myötä myös tiliöintiprosessia. Työn tuotoksena laadittiin ohjekirja, joka tulee laskujen käsittelijöiden käyttöön eli tiliöijille ja hyväksyjille. Projektin tavoitteena on pidemmällä tähtäimellä vähentää tiliöintivirheiden aiheutumista ja tehostaa käsittelijöiden työntekoa.

Opinnäytetyön tutkimusosuus toteutettiin pääosin kvalitatiivisena, mutta siinä käytettiin myös kvantitatiivisia menetelmiä. Aineistonkeruussa hyödynnettiin kyselyitä, haastatteluja ja havainnointia. Aineiston avulla kartoitettiin tiliöintiin liittyviä haasteita, laskujen käsittelijöiden tarpeita sekä olemassa olevien tiliöintiohjeiden mahdollisia kehityskohtia. Laskujen käsittelijöiden nykyiset tiliöintiohjeet kaipasivat parannusta sekä sisällöllisesti että niiden saavutettavuuteen ja käytettävyyteen liittyen.

Opinnäytetyön tuotoksen eli ohjekirjan tarkoitus on toimia käytännön työkaluna tiliöinnissä sekä myös lisätä käsittelijöiden ymmärrystä taloushallinnon perusteista. Ohjekirja laadittiin hyvän informaatioarkkitehtuurin periaatteita noudattaen. Pääpaino oli käyttäjäkokemusta parantavien tekijöiden huomioimisessa. Tutkimuksessa esiin nousseet havainnot ja kehitystarpeet otettiin huomioon ohjeen suunnitteluun ja laatimiseen liittyvissä ratkaisuissa.

This thesis was carried out as a development project for the City of Nokia. The aim of the project was to improve the city’s invoice posting guidelines and, consequently, the posting process. The main output of the project was a guidebook designed for use by invoice processors, specifically those responsible for posting and approving invoices. The long-term goal of the project is to reduce errors in invoice posting and to enhance the efficiency of invoice processors.

The research was conducted primarily qualitatively, but quantitative methods were also utilized. The data collection methods included surveys, interviews and observation. The collected data were used to identify challenges related to posting, the needs of invoice processors, and potential areas for improvement in the existing posting guidelines. The current posting instructions required enhancements in terms of both content and their accessibility and usability.

The guidebook, which is the practical output of the thesis, is intended to serve as a practical tool for invoice posting as well as to increase the processors’ understanding of the basic financial management principles. The guidebook was created following the principles of good information architecture, with a strong emphasis on factors that enhance the user experience. The observations and development needs identified during the research were incorporated into the planning and preparation of the guidebook