Kohti tulevaisuuden HR-järjestelmää - Koulutuskuntayhtymä Tavastian työntekijöiden toiveet ja odotukset uudesta HR-järjestelmästä

Abstract

Opinnäytetyön aiheena oli Koulutuskuntayhtymä Tavastian työntekijöiden toiveiden ja odotusten kerääminen uudesta HR-järjestelmästä. Toimeksiantajana toimi Koulutuskuntayhtymä Tavastia, johon kuuluvat neljä lukiota, ammattiopisto Tavastia ja Vanajaveden opisto. Tavastian oppilaitoksissa opiskelee yli 5000 opiskelijaa, ja Vanajaveden opiston toimintaan osallistuu vuosittain yli 10 000 ihmistä.

Opinnäytetyön tutkimusongelmana oli selvittää, miten koulutuskuntayhtymä Tavastian työntekijät kokevat nykyisen HR-järjestelmän käytön ja minkälaisia toiveita ja odotuksia työntekijöillä on uutta HR-järjestelmää kohtaan. Tavoitteena oli laatia työntekijöiden haastatteluiden pohjalta selkeät ja konkreettiset toimenpidesuositukset, joita olisi tärkeä ottaa huomioon uuden HR-järjestelmän valintaa varten.

Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys rakentuu kahdesta pääluvusta. Ensimmäisessä pääluvussa esitellään erilaisia muutosjohtamisen malleja, keskittyen erityisesti ADKAR-malliin. Toisessa pääluvussa käsitellään HR-järjestelmien roolia yrityksissä, jonka yhteydessä esitellään järjestelmähankintojen merkitystä, HR-järjestelmän sisältöjä sekä tekoälyn hyödyntämistä HR-järjestelmässä.

Tutkimus toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena. Aineistona käytettiin kuutta puolistrukturoitua teemahaastattelua. Haastateltavat valittiin Tavastian työntekijöistä, kuten lukion ja ammattiopiston opettajista, palkkahallinnon ja HR-alan asiantuntijoista sekä yhden oppilaitoksen rehtorista. Haastatteluaineisto analysoitiin aineistolähtöisen sisällönanalyysin avulla, ja teoreettisena viitekehyksenä hyödynnettiin muutosjohtamisen ADKAR-mallin A-vaihetta (awareness).

Tutkimuksessa selvisi, että työntekijät olivat vahvasti tietoisia tarpeesta uudis-taa nykyistä HR-järjestelmää. Nykyinen HR-järjestelmä koettiin vanhanaikaiseksi ja kankeaksi käyttäjien sekä nykyaikaisen HR-johtamisen tarpeisiin. Uudistusta toivottiin erityisesti HR-järjestelmän ulkoasun ja valikkorakenteen selkiyttämiseen, pääkäyttäjän roolin siirtämiseen Tavastian sisälle sekä osaamisen hallintaa koskevan työkalun integroimiseen osaksi järjestelmää.

Asiasanat: HR-järjestelmä, muutosjohtaminen, tekoäly, osaamisen hallinta