Motivaatiotekijät myynnin raportointijärjestelmän käytön ja kehityksen lähtökohtana

Abstract

Opinnäytetyössä tutkittiin toimeksiantajayritys Makita Oy:n myyjien raportointiin liittyviä motivaatiotekijöitä huomioiden raportointijärjestelmän käytettävyyden. Työn tavoitteena oli löytää myyjistä itsestään lähteviä motivaatiotekijöitä, joita tiedostamalla saataisiin aikaan parempaa raportointia ja motivoituneempia työntekijöitä. Työssä ei tutkittu asiaa johtamisen näkökulmasta, vaikka kehitysehdotusta voitaisiinkin hyödyntää myyjien johtamisessa raportoinnin osalta. Työ tehtiin tapaustutkimuksena syksyllä 2024.

Teoreettinen viitekehys koostui motivaation perusteoriasta, joka pitkälti käsitteli ulkoista ja sisäistä motivaatiota, myynnin motivaatiotekijöiden teoriasta, palkitsemisesta motivaatiotekijänä, Maslow’n tarvehierarkiasta, Herzbergin kaksifaktoriteoriasta, myynnin raportoinnin teoriasta ja järjestelmän käytettävyyden teoriasta. Myyjien raportointitapoja ja motivaatiota tutkittiin haastattelemalla kolmea myyntitiimin jäsentä sekä raportointijärjestelmän pääkäyttäjää. Lisäksi työssä käytettiin havainnointia, jolla selvitettiin järjestelmän käytettävyyteen liittyviä asioita.

Kerättyä aineistoa purettiin ja analysoitiin teemoittelemalla. Teemoittelun tuloksena aineisto jaettiin kolmeen teemaan: raportoinnin käytänteet, järjestelmän käytettävyys ja muistijälki. Aineiston purkamisessa selvisi, että myyjät motivoituvat raportoinnista ennen kaikkea siksi, koska heidän esimiehensä hyötyy siitä, ja he saavat sitä kautta arvostusta. Toisaalta myyjiä motivoi myös se, että raportointikäytänteet ovat sopivan vapaita, jotta he voivat toteuttaa sitä itselleen parhaaksi katsomallaan tavalla. Myyjät näkivät raportoinnin olevan hyvä apu itselleen muistaa asioita, jotta pystyy suoriutumaan työstään paremmin. Raportointijärjestelmää myyjät pitivät kankeana, mutta silti kohtuullisen toimivana työkaluna. Lisäksi myyjät pitivät raportoinnin läpikäymistä hyvänä keinona saada palautetta.

Tulosten analysoinnissa peilattiin saatuja tuloksia teoreettisen viitekehyksen mukaisiin teorioihin. Analysoinnissa selvisi, että myyjät ovat sisäisesti motivoituneita, ja toimivat Maslow’n tarvehierarkian kahdella ylimmällä tasolla raportoinnin osalta. Raportointi itsessään on Herzbergin kaksifaktoriteorian mukaan työtyytymättömyystekijä, mutta kuitenkin tunnistamalla se, että myyjät motivoituvat esimiehen auttamisesta, tuo se raportointiin näkökulmaa myös motivaation kasvamisesta. Selvisi myös, että raportoinnin nykyisiä käytänteitä on mahdollista sisällöllisesti muokata tarvittaessa. Se ei saisi vaikuttaa myyjien raportointiprosesseihin, koska se vaikuttaa negatiivisesti heidän motivaatioonsa. Järjestelmän kankeus vaikuttaa myös myyjien motivaatioon, minkä vuoksi myös järjestelmän ongelmakohtiin olisi syytä perehtyä. Lisäksi tulos muistijäljestä todettiin hyväksi askeleeksi kohti motivoituneempaa raportoinnin tekijää.

Tulosten analyysin pohjalta muodostettiin kehitysehdotuksena lista asioista, joita myyjien esimies voi tarvittaessa hyödyntää johtamisessaan ja uusien myyjien perehdytyksessä.