Ohje puolustustarvikeviennin vuosiraportin laadintaan

Abstract

Tämä opinnäytetyö on tehty toimeksiantona puolustusministeriölle, joka on yksi valtionhallinnon 12 ministeriöstä. Puolustusministeriön materiaaliyksikkö vastaa viranomaistoimintana puolustustarvikkeiden vientivalvonnasta ja tämä opinnäytetyö on kohdistettu erityisesti materiaaliyksikön toimintaa tukevaksi.

Ajatus opinnäytetyöhön syntyi työharjoittelun aikana keväällä 2014. Puolustustarvikeviennin vuosiraportti on yksi materiaaliyksikön vientivalvojien, sihteerin ja sihteeriharjoittelijan tärkeimmistä töistä ja se toimitetaan Euroopan komissiolle. Vuosiraportointi on laaja ja aikaa vievä työ, johon ei ole aiemmin ollut kirjallista perehdyttämismateriaalia tarjolla. Ohjeistaminen vuosiraportin laadintaan on tehty suullisesti ja edellisvuosien raporttien perusteella. Tämän työn tavoitteena on luoda toimiva, selkeä ja monipuolinen ohje, joka toimii vuorovaikutteisen perehdyttämisen tukena ja on aina perehdytettävän saatavilla.

Tämä opinnäytetyö on toiminnallinen ja se koostuu kahdesta osasta: puolustusministeriölle tehdystä ohjeesta puolustustarvikeviennin vuosiraportin laadintaan sekä opinnäytetyöraportista. Raportin teoreettinen osuus keskittyy pohtimaan perehdyttämistä ohjeen kannalta tärkeistä näkökulmista, kuten viestinnän sekä laadukkaan ja onnistuneen perehdyttämisen kautta. Perehdyttämisen käsitettä on rajattu suppeammaksi keskittymällä tarkastelemaan perehdyttämistä vain uusien työntekijöiden perehdyttämisen näkökulmasta. Tässä opinnäytetyöraportissa pohditaan lisäksi, mitä asioita tulee ottaa huomioon laadittaessa kirjallista ohjetta sekä kuinka ohjeen kirjoittamisen prosessi etenee.

Kirjallisuuden ja tietoperustan kerääminen alkoi syyskuussa 2014. Ohjeen laatiminen alkoi saman vuoden lokakuussa ja se valmistui joulukuussa, jolloin se myös toimitettiin puolustusministeriön käyttöön. Opinnäytetyöraportin kirjoittaminen alkoi joulukuussa 2014 ja opinnäytetyö valmistui kokonaisuudessaan maaliskuussa 2015.

Ohjeen onnistumista mitattiin teemahaastatteluilla, jotka toteutettiin kahdessa vaiheessa: ohjeen laadinnan ollessa vielä kesken sekä ohjeen valmistuttua. Haastattelujen tarkoitus oli selvittää, onko ohje sisällöltään ja toimivuudeltaan hyödyllinen sekä millainen rooli ohjeella tulee olemaan perehdyttämisessä. Kaiken kaikkiaan ohje koettiin toimeksiantajan näkökulmasta erittäin onnistuneeksi, toimivaksi ja hyödylliseksi.