Kilpailutusprosessin kehittäminen sähköiseksi : case Kaarinan kaupunki

Abstract

Kaarinan kaupungin ja muiden hankintayksiköiden on kehitettävä julkisia hankintoja, jotta arjen haasteisiin ja uudistuvan hankintalain velvoitteisiin vastattaisiin mahdollisimman toimivalla tavalla. Opinnäytetyön ensisijaisena tavoitteena oli löytää Kaarinan kaupungille sopivin kilpailutusjärjestelmäratkaisu. Tarkoituksena oli myös tarkastella uudistuvan hankintalain keskeisintä sisältöä ja hankintaprosessin kehittymistä sähköisiin hankintaratkaisuihin. Työ keskittyy tarkastelemaan kilpailutuksen sähköistämistä, sähköisiä hankintamenetelmiä ja kilpailutusjärjestelmiä.

Kirjoittamisprosessin aikana hyödynnettiin etenkin julkisiin hankintoihin liittyvää kirjallisuutta ja sähköisiä julkaisuja. Yhteistyö kilpailutusjärjestelmien tarjoajien kanssa oli merkittävässä asemassa, jotta pystyttiin takaamaan tietojen virheettömyys ja luotettavuus. Työ alkaa julkisten hankintojen ja kilpailutusprosessin yleisluontoisella kuvaamisella. Sähköisen hankinnan tarkastelun jälkeen Kaarinan kaupungille löydettiin sopivin kilpailutusjärjestelmäratkaisu.

Työssä kuvattiin perinteisen ja sähköisen kilpailutusprosessin sekä dynaamisen hankintajärjestelmän ja sähköisen huutokaupan vaiheita. Oleellisin tulos oli sopivan kilpailutusjärjestelmän löytyminen Kaarinan kaupungin tarpeisiin. Työn avulla alalla opiskelevat ja työskentelevät saavat puolueettoman käsityksen sähköisen hankinnan eduista sekä kilpailutusjärjestelmän keskeisimmistä toiminnoista.

During the next few years the new procurement law will put under an obligation that public procurement must be tendered electronically. The main objective of this thesis was to find an electronic tendering system which can bring many benefits to the city of Kaarina. The objective of this thesis was also to explore why and how the public tendering is developing to electronic, as well as to describe how tendering process will change. This thesis focuses on a competitive tendering electrification, as well as electronic procurement methods and tendering systems.

During the writing process, public procurement literature was used, as well as electronic publications. Co-operation with system providers was in an important role, so that information which concern electronic tendering solutions is accurate. This thesis begins by examining the public procurement and ends with a demonstration of electronic tendering. Ultimately, the suitable tendering system solution for the city of Kaarina is introduced.

The thesis succeeded to describe clearly the stages of traditional and electronic tendering processes. Also dynamic purchasing system and electronic auction stages is described clearly. The most important result was the finding of suitable tendering system for the city of Kaarina. This thesis provides an objective view of the benefits of electronic procurement and tendering systems’ main activities.