Dokumentti- ja tuotetiedonhallinnan kehitys pintakäsittely-yrityksessä

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli kartoittaa ja arvioida dokumenttien hallintajärjestelmiä sekä niiden soveltuvuutta Aurajoki Oy:n tarpeisiin. Työ tehtiin, koska yrityksen nykyinen dokumenttienhallinta on hajautunut eri alustoille, mikä vaikeuttaa ajantasaisen tiedon hallintaa ja hidastaa tuotantoa. Arvioinnin kriteereinä olivat järjestelmien päivitettävyys, hallinnoitavuus ja integroitavuus tuotantoon.

Tutkimus toteutettiin kolmivaiheisesti. Ensin kartoitettiin nykytilanne ja tarpeet, toisessa vaiheessa perehdyttiin sähköisen tiedonhallinnan merkitykseen, ja lopuksi analysoitiin viittä järjestelmää: Vertex Flow, LogicalDOC, Therefore, Vitec ALMA ja OpenKM. Arviointi perustui palveluntarjoajien verkkosivuihin ja järjestelmien edustajien haastatteluihin.

Tulosten perusteella LogicalDOC ja OpenKM tarjosivat laajat automaatio- ja muokkausmahdollisuudet, mutta suomen kielen puute ja käyttöliittymän räätälöintitarve voivat vaikuttaa käytettävyyteen. Kotimainen Vertex Flow oli joustava, mutta operatiiviset ominaisuudet olivat rajalliset. Therefore erottui kattavana ratkaisuna, joissa yhdistyivät käytettävyys, hallinnan tehokkuus ja työnkulkujen hallinta. Vitec ALMA osoittautui liian laajaksi nykyiseen tarpeeseen.