Sihteerin työnkuvan kehittäminen julkisen organisaation yksikössä

Abstract

Sihteerin työ on monipuolista ja vaatii erityisosaamista, joka vaihtelee tehtävän ja toimintaympäristön mukaan. Tämän ylemmän ammattikorkeakoulun opinnäytetyön tarve nousi työelämästä, ja opinnäytetyö tehtiin yhteistyössä Keski-Pohjanmaan ja Pohjanmaan oikeusaputoimiston talous- ja velkaneuvonnan yksikön kanssa, jossa kirjoittaja toimi opinnäytetyön ajan talous- ja velkaneuvojana. Opinnäytetyön tavoitteena oli muodostaa kohdeyksikön oikeusapusihteereille ajantasainen työnkuva, jota voidaan hyödyntää perehdytysvaiheessa sekä toimintatapojen selkeyttämiseen talous- ja velkaneuvojan ja sihteerin välillä. Tarkoituksena oli selvittää valtakunnalliset mallit ja ohjeet, joilla ohjataan oikeusapusihteerin työnkuvaa talous- ja velkaneuvonnassa sekä analysoida muiden yksiköiden tehtävänkuvauksia sekä niissä eriteltyjen tehtävien hyödynnettävyyttä ja soveltuvuutta kohdeyksikköön sen erityispiirteet huomioiden. Tutkimuksen lähestymistavaksi valikoitui toimintatutkimus, joka mahdollistaa kehittämisprosessin aikana vuorovaikutteisen ja osallistavan työskentelytavan tutkijan ja kohdeorganisaation välillä. Työn teoriaosuudessa tarkastellaan kehittämistyön kontekstia, talous- ja velkaneuvonnan asemaa osana Oikeuspalveluviraston palveluja sekä sihteerin roolia valtionhallinnossa. Lisäksi tarkastellaan työnkuvaa johtamisen työkaluna. Tiedonkeruumenetelminä hyödynnettiin dokumenttianalyysia ja benchmarking-menetelmää, jotka tukevat tutkimuksen tavoitteiden saavuttamista analyysin ja vertailun kautta. Benchmarking-menetelmällä kerätyn aineiston tarkasteluun hyödynnettiin sisällönanalyysia, ja vertailuaineistona käytettiin muilta vastaavilta toimijoilta saatuja työnkuvauksia. Tutkimuksessa käsitellään myös asiakasprosesseja tutkimusasettelun kannalta tarpeellisessa laajuudessa. Kehittämistyön lopputuloksena muodostettu työnkuva on käytettävissä kohdeyksikössä. Työnkuva ei ole pelkkä tehtäväluettelo, vaan se vaikuttaa suoraan organisaation tehokkuuteen, viestintään ja päätöksentekoon. Hyvin määritelty työnkuva auttaa työntekijää ymmärtämään työhön liittyvät odotukset ja prioriteetit. Työnkuva on hyvä keino roolien määrittelyyn ja siten työnjaon selkeyttämiseen tiimin sisällä. Muodostettua työnkuvaa voidaan hyödyntää myös perehdytysvaiheessa ja koulutustarpeen suunnittelussa. Työnkuvan ei ole tarkoitus olla muuttumaton, ja sitä voidaan jatkossa edelleen muokata yksikön tarpeisiin. Päivittämistarvetta voi tulla esimerkiksi valtakunnallisen yhtenäistämisen myötä, ja muodostetusta työnkuvasta sekä asiakasprosessin mallinnuksesta on tällöin hyötyä myös arvioitaessa muutosten vaikutusta yksikön toimintaan.

The work of a secretary is varied and requires specific skills that vary according to the task and the environment. The need for this thesis arose from working life, and the thesis was carried out in co-operation with the financial and debt counselling unit of the Legal Aid Office of Central Ostrobothnia and Ostrobothnia, where the author worked as a financial and debt counsellor during the thesis process. The aim of the thesis was to create an up-to-date job description for the secretaries of the target unit, which could be used during the induction phase and to clarify the working methods between the financial and debt counsellor and the secretary. The aim was to identify the national models and guidelines that guide the job description of the legal secretary in the financial and debt counselling service and to analyse the job descriptions of other services and the usefulness and suitability of the tasks specified in them for the target unit, considering its specific characteristics. The approach chosen for the study was action research, which enables an interactive and participatory way of working between the researcher and the target organisation during the development process. The theoretical part of the thesis examines the context of the development work, in particular the role of financial and debt counselling as part of the services of the Legal Services Agency and the role of the secretary in the government administration. It also examines the job description as a management tool. Documentary analysis and benchmarking were used as data collection methods to support the objectives of the study through analysis and comparison. Content analysis was used to analyse the data collected through benchmarking, and job descriptions received from other similar actors were used as reference material. The study also discusses work-related processes to the extent necessary for the research design. The resulting job description is available at the target unit. The job description is not merely a list of tasks but has a direct impact on organisational effectiveness, communication and decision-making. A well-defined job description helps the employee to understand the expectations and priorities of the job. The job description is a good tool for defining roles and thus clarifying the division of labour within the team. The job description can also be used during the induction phase and when planning for training needs. The job description is not intended to be immutable and can be further adapted to the needs of the unit in the future. The need for updating may arise, for example, as a result of national harmonisation, and the job description and the modelling of the client process will also be useful in assessing the impact of changes on the unit's operations.