Tietosuojaopas asiakastapahtumia varten yritykselle
Pyykkö, Jasu (2025)
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202503285212
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202503285212
Tiivistelmä
Yleinen tietosuoja-asetus on henkilötietojen käsittelyä koskeva laki, joka tuli voimaan kaikissa EU-maissa keväällä 2018. Yleinen tietosuoja-asetus on ollut jo useamman vuoden voimassa, mutta silti uutisista saadaan edelleen seurata kuinka eri organisaatiot tyrivät kerta toisensa jälkeen tietosuoja-asioidensa kanssa. Tietosuojan kanssa epäonnistuminen on harmillista, koska sen pettäessä ihmisten luottamus organisaatiota kohtaan voi murentua pahimmassa tapauksessa jopa peruuttamattomasti.
Tämä opinnäytetyö on toteutettu toiminnallisena opinnäytetyönä, ja sen tuotoksena tehtiin tietosuojaopas asiakastapahtumia varten yritykselle. Tietosuojaopas tehtiin toimeksiantona Planmeca Oy:lle vastaamaan yrityksen tietosuoja-asiantuntijoiden tarpeita. Tietosuojaopasta on tarkoitus hyödyntää yrityksen asiakastapahtumien tietosuojallisessa järjestämisessä. Lisäksi opas vastaa yleisen tietosuoja-asetuksen osoitusvelvollisuuden vaatimuksiin ohjeistaa yrityksen työntekijöitä henkilötietojen käsittelyn eri vaiheissa erilaisin keinoin. Tietosuojaopas on tehty konstruktiivisella kehittämistyön menetelmällä ja sen aikaansaamiseksi on hyödynnetty tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuja, ammattikirjallisuutta sekä Planmeca Oy:n tietosuoja-asiantuntijoita.
Opinnäytetyön tietoperusta on jaettu kolmeen osaan. Ensimmäisessä osiossa käsitellään henkilötietojen käsittelyä koskevia perusperiaatteita, koska jokaisen organisaation työntekijän on hyvä ymmärtää esimerkiksi, miten rekisteröidyn oikeudet tulee huomioida tai millä perustein rekisteröidyltä voi kerätä tietoja. Toisessa osiossa keskitytään tarkastelemaan asiakastapahtumaa ja sen markkinointia koskevia tietosuojasäännöksiä. Osiossa käsitellään muu muassa suoramarkkinointia koskevia sääntöjä, tapahtuman tietosuojarooleja, arvontojen henkilötietojen keräystä ja tapahtuman aikana tapahtuvaa valo- ja videokuvausta. Kolmannessa osiossa käsitellään lyhyesti, millainen rakenne ja visuaalinen olemus on hyvällä oppaalla.
Opinnäytetyötä ja sen tuotosta, eli tietosuojaopasta aloitettiin tekemään marraskuussa 2024 ja kummatkin saatiin valmiiksi maaliskuussa 2025. Tietosuojaopas toteutettiin graafisen suunnittelun verkkotyökalu Canvalla. Tietosuojaoppaan alussa on tietosuojasanastoa, jossa on selitetty mitä hankalat tietosuojaan liittyvät sanat tarkoittavat. Sanaston jälkeen tulee oppaan teoriaosuus, jonka rakenne noudattelee opinnäytetyön tietoperustan rakennetta. Tietosuojaoppaan lopussa sen sisältö on tiivistetty muistilistaan, jossa kerrataan mitä asioita henkilötietojen käsittelyssä tulee huomioida asiakastapahtumia järjestettäessä.
Tietosuojasta huolehtiminen on organisaation jokaisen työntekijän vastuulla. Huolehtimalla asiakastapahtumaan osallistuvien henkilöiden tietosuojasta, huolehditaan samalla myös asiakkaiden luottamuksen säilymisestä organisaatiota kohtaan.
Tämä opinnäytetyö on toteutettu toiminnallisena opinnäytetyönä, ja sen tuotoksena tehtiin tietosuojaopas asiakastapahtumia varten yritykselle. Tietosuojaopas tehtiin toimeksiantona Planmeca Oy:lle vastaamaan yrityksen tietosuoja-asiantuntijoiden tarpeita. Tietosuojaopasta on tarkoitus hyödyntää yrityksen asiakastapahtumien tietosuojallisessa järjestämisessä. Lisäksi opas vastaa yleisen tietosuoja-asetuksen osoitusvelvollisuuden vaatimuksiin ohjeistaa yrityksen työntekijöitä henkilötietojen käsittelyn eri vaiheissa erilaisin keinoin. Tietosuojaopas on tehty konstruktiivisella kehittämistyön menetelmällä ja sen aikaansaamiseksi on hyödynnetty tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuja, ammattikirjallisuutta sekä Planmeca Oy:n tietosuoja-asiantuntijoita.
Opinnäytetyön tietoperusta on jaettu kolmeen osaan. Ensimmäisessä osiossa käsitellään henkilötietojen käsittelyä koskevia perusperiaatteita, koska jokaisen organisaation työntekijän on hyvä ymmärtää esimerkiksi, miten rekisteröidyn oikeudet tulee huomioida tai millä perustein rekisteröidyltä voi kerätä tietoja. Toisessa osiossa keskitytään tarkastelemaan asiakastapahtumaa ja sen markkinointia koskevia tietosuojasäännöksiä. Osiossa käsitellään muu muassa suoramarkkinointia koskevia sääntöjä, tapahtuman tietosuojarooleja, arvontojen henkilötietojen keräystä ja tapahtuman aikana tapahtuvaa valo- ja videokuvausta. Kolmannessa osiossa käsitellään lyhyesti, millainen rakenne ja visuaalinen olemus on hyvällä oppaalla.
Opinnäytetyötä ja sen tuotosta, eli tietosuojaopasta aloitettiin tekemään marraskuussa 2024 ja kummatkin saatiin valmiiksi maaliskuussa 2025. Tietosuojaopas toteutettiin graafisen suunnittelun verkkotyökalu Canvalla. Tietosuojaoppaan alussa on tietosuojasanastoa, jossa on selitetty mitä hankalat tietosuojaan liittyvät sanat tarkoittavat. Sanaston jälkeen tulee oppaan teoriaosuus, jonka rakenne noudattelee opinnäytetyön tietoperustan rakennetta. Tietosuojaoppaan lopussa sen sisältö on tiivistetty muistilistaan, jossa kerrataan mitä asioita henkilötietojen käsittelyssä tulee huomioida asiakastapahtumia järjestettäessä.
Tietosuojasta huolehtiminen on organisaation jokaisen työntekijän vastuulla. Huolehtimalla asiakastapahtumaan osallistuvien henkilöiden tietosuojasta, huolehditaan samalla myös asiakkaiden luottamuksen säilymisestä organisaatiota kohtaan.