Työntekijän opas e-toimistoon

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli laatia Tilitoimisto K. J. Westerberg & Co -yritykselle heidän käyttämästään taloushallinnon ohjelmasta ohjeet reskontraa varten. Ohjeiden avulla pyrittiin nopeuttamaan uuden työntekijän perehdyttämistä ja säästämään työhön perehdyttävän työntekijän aikaa. Ohjeiden avulla uusi työntekijä voi opetella e-toimiston tavanomaista reskontranhoitoa itsenäisesti ilman ulkopuolista opastusta. Ohjeet ovat olemassa myös yleisimpiä e-toimiston ongelmatapauksia varten ja voivat toimia myös ohjelmaa pidempään käyttäneiden työntekijöiden apuna.

Opinnäytetyön teoriassa annetaan lukijalle tietoa sähköisestä taloushallinnosta ja siihen kuuluvista reskontran osa-alueista. Opinnäytetyötä varten laadittu ohje kattaa kokonaisvaltaisesti e-toimiston ja sen eri osa-alueet keskittyen reskontranhoitajalle tarpeellisiin toimintoihin. Reskontran hoitamisen kannalta ulkopuoliset osa-alueet esitellään yleisesti, jotta ohjeen lukijalle muodostuu myös kuva reskontran ulkopuolella olevista ohjelman osa-alueista.

Opinnäytetyön ohjeistus sisältää osto- ja myyntireskontran keskeiset toiminnot ja opastaa niiden onnistuneen läpiviennin e-toimistossa. Ostoreskontran puolelta ohje antaa opastusta ostolaskun muototarkastamiseen, laskukierron eri vaiheisiin ja laskujen mak-samiseen. Myyntireskontran osalta ohje opastaa laskun laatimisessa ja myyntireskontra hallinnassa. Raportoinnin, tukitoimintojen ja ylläpidon osa-alueet käydään läpi yleisellä tasolla tai niistä käydään läpi tarkemmin vain tiettyjä reskontralle tärkeitä osioita.

Opinnäytetyön ohjeistus on hyödyllinen apuväline, jota yritys käyttää työntekijöiden perehdyttämisen tehostamiseksi. Opinnäytetyötä varten laadittu e-toimiston ohjeistus on toimeksiantajan puolelta katsottu sisältävän luottamuksellista tietoa ja täten poistettu julkisesta raportista.

The aim of this bachelor’s thesis was to create a user guide for E-office; the software program used by the accounting company Tilitoimisto K. J. Westerberg & Co to manage their customers’ accounts payable and accounts receivable ledgers. The objective was to create a comprehensive set of instructions for using the program, concentrating on the features needed by employees working with accounts ledgers. The user guide is intended to enhance the learning curve of new users working with accounts ledgers and to save time for the employee responsible for introduction training. The user guide can also be used by employees who are already familiar with the program, to tackle the more common problems encountered while utilizing it.

The theory used in this bachelor’s thesis gives insight into the workings of electronic financial administration, and aims to give the reader a clear view of the different aspects of managing accounts payable and receivable ledgers in a digitalized business environment. The user guide created for this thesis provides a full and detailed introduction to the financial administration program, E-office. Explicit instructions concentrate mainly on the modules and functions used by employees working with accounts ledgers, while other features and functions of the program are presented more generally, to provide a holistic view of the program and to explain how different modules are connected to each other and what they are used for.

The user guide covers functions and procedures from accounts payable and accounts receivable. Instructions and guidelines concerning accounts payable guide the user in the formal checking of a purchase invoice, circulation of purchase invoices through the different stages of the process and making approved disbursements. For accounts re-ceivable, the user is given instructions on how to create a new invoice and how to ad-minister accounts receivable. The reporting, supporting functions and maintenance modules are presented on a more general level, with more thorough explanation only of the issues relevant to the management of accounts ledgers.

The user guide created for this bachelor’s thesis is a helpful ancillary tool for facilitating the introduction process of new users of the E-office program. The user guide itself con-tains confidential information; therefore it has been declared confidential and left out of the public version of the thesis report.