Hallinnon sihteerin työnkuvan muodostaminen

Abstract

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tavoitteena oli luoda prosessikaavio hallinnon sihteerin työnkuvan luomisen prosessista opinnäytetyön toimeksiantajalle Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle. Opinnäytetyö toteutettiin vuoden 2025 alussa, mutta työn suunnittelu aloitettiin jo vuoden 2024 syksyllä. Tästä on luotu opinnäytetyöhön kaavio havainnoimaan työn toteutuksen aikataulua. Opinnäytetyön tavoitteen pohjalta laadittiin prosessikaavio työnkuvan muodostamisen vaiheista, joka toimii tulevaisuudessa mallina, kun uutta työnkuvaa lähdetään toteuttamaan. Prosessikaavion tueksi luotiin käyttöohjeet, joiden avulla produktia voi hyödyntää entistäkin paremmin. Opinnäytetyön produktina toiminut prosessikaavio oli hyödyllinen toimeksiantajaorganisaatiolleni sekä yksikölle, johon opinnäytetyö toteutettiin, koska tällaista ei ollut aikaisemmin tehty.

Opinnäytetyössä kerrotaan tietoperustaa hyödyntäen mitä sihteerin sekä hallinnon sihteerin työnkuvaan kuuluu ja miksi työ vaatii vahvaa asiantuntijaosaamista. Usein assistentteja ja sihteereitä siteerataan ”vain sihteereiksi”, jolloin roolia usein väheksytään. Tämän opinnäytetyön tavoitteena on, että lukija ymmärtäisi sihteerien omaavan vahvan asiantuntijaosaamisen.

Elämme maailmassa, joka on jatkuvan muutoksen pyörteessä uusien trendien ja teknologian myötä. Tässä opinnäytetyössä kerrotaan, miten muuttuvasta maailmasta selvitään ja mikä kaikki maailmaamme muuttaa. Muuttuvan maailman seurauksena myös sihteerien työ on muutoksen kourissa. Opinnäytetyössä selviää millainen tulevaisuus sihteereillä työrintamalla on tulevaisuudessa.

Opinnäytetyön toimeksianto tuli suoraan toimeksiantaja organisaatiolta, jolloin lopulliselle produktille oli heti alusta alkaen selvä visio ja tarve. Opinnäytetyön lopullinen produkti suunniteltiin prosessikaavioksi ja lopputuloksesta haluttiin mahdollisimman selkeästi ymmärrettävissä oleva kaavio. Prosessikaaviossa käytettiin toimeksiantaja organisaationi logoa ja organisaation tunnettua värimaailmaa osana sen tunnistettavaa visuaalisuutta. Prosessikaavion sisältö mietittiin yhdessä toimeksiantaja organisaation kanssa ja sen vaiheet kertovatkin selkeästi miten uusi työnkuva luodaan opinnäytetyön toimeksiantaja organisaatiossa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella.

Yleisesti työ osoittaa sen, että sihteerien työ on asiantuntijaosaamista vaativaa työtä eikä mitään työtä tulisi väheksyä. Opinnäytetyön lopussa on luettavissa myös omaa pohdintaani työn prosessista sekä miten mielestäni selvisin läpi opinnäytetyön. Lopussa todetaan, että lopullinen prosessikaavio on hyödyllinen sekä auttaa toimeksiantaja organisaatiota jatkossa luomaan sekä kehittämään uusia työnkuvia, osana organisaation menestystä ja uudistumista.