Tekoälyn hyödyntäminen ostolaskuprosessissa : taloushallinnon asiantuntijoiden kokemuksia

Abstract

Tekoälyn kehitys on ollut räjähdysmäistä viime vuosina, ja taloushallinnon työtehtävät muuttuvat tekoälyn tuomien mahdollisuuksien myötä. Ostolaskuprosessi sisältää perinteisesti rutiininomaisia ja aikaa vieviä työvaiheita, joita on nykypäivänä mahdollista siirtää tekoälypohjaisille ratkaisuille, ja siten säästää taloushallinnon asiantuntijoiden työaikaa. Tämän myötä useiden ihmisten työtehtävät sekä vastuualueet muuttuvat. Opinnäytetyössä syvennytään siihen, miten uusi teknologia koetaan, ja miten taloushallinnon ammattilaiset asennoituvat alaa mullistavaan muutokseen, tekoälyyn.

Teoreettisessa osuudessa pyrittiin kuvaamaan älykkääseen ostolaskuprosessiin oleellisesti liittyvät aiheet. Luvuissa käsiteltiin nykyaikaisen taloushallinnon ominaisuudet sekä ostolaskuprosessin kuvaus. Tekoäly käsiteltiin myös siltä osin, kun se aiheeseen oli sopivaa. Teoriatieto kerättiin käyttäen hyödyksi yleisiä tietokantoja sekä kirjallisuuslähteitä. Opinnäytetyö on toteutettu laadullisena tutkimuksena, jonka aineisto kerättiin haastattelemalla kolmea kohdeyritystä. Haastattelut toteutettiin puolistrukturoituina teemahaastatteluina, ja niiden tarkoituksena oli syventyä haastateltavien kokemiin muutoksiin ostolaskuprosessissa, sekä tuoda esille haastateltavien asenteita sekä henkilökohtaisia kokemuksia tekoälystä.

Tutkimusaineiston analyysista ilmeni, että tekoälyyn suhtauduttiin positiivisesti sekä kehitysmyönteisesti. Työmäärän vähentyminen on nostanut työn mielekkyyttä sekä työmotivaatiota. Tekoäly on selkeästi vähentänyt manuaalista työskentelyä, jonka seurauksena haastateltavien työtehtävät painottuvat enemmän tarkastamista ja päättelykykyä vaativiksi asiantuntijatehtäviksi. Myös tekoälyn kehitys ja seuranta on luonut uusia työtehtäviä taloushallinnon alalla. Johtopäätöksenä voidaan todeta, että tekoäly koetaan tehokkaana ja tervetulleena työkaluna yrityksien ostolaskuprosessissa, ja sen käyttö on muuttanut, sekä tulee tulevaisuudessa vielä enemmän muuttamaan ostoreskontran työtehtäviä.

The rapid development of artificial intelligence has significantly influenced financial management. The traditional purchase invoice process involves repetitive and time-consuming tasks which can now be automated using artificial intelligence-based technologies, allowing financial management professionals to save valuable time.

The aim of this thesis was to examine how the implementation of artificial intelligence impacts the purchase invoice process and how financial professionals perceive and adapt to this technological shift.

The theoretical part of the thesis aimed to describe the topics closely related to artificial intelligence used in the purchase invoice process. The chapters discussed the characteristics of modern financial management as well as the basics of the purchase invoice process and artificial intelligence. The study was conducted with a qualitative approach. The data was collected through semi-structured theme interviews with three companies and analysed using content analysis.

The results showed that artificial intelligence was perceived positively and with a development-oriented mindset. The reduction of manual tasks increased job satisfaction and shifted the focus of work towards more analytical and decision-making responsibilities. Artificial intelligence was also seen to create new roles related to system development and monitoring within financial management.

In conclusion, artificial intelligence is perceived as an efficient and welcome tool in companies' purchase invoice processes, and its use has already impacted, and will continue to impact the field of purchase invoice process in the future.