Muutosjohtamisen kehittäminen HR-järjestelmien käyttöönotossa : Case UKG-työajanseurantajärjestelmä

Abstract

Tämän tutkimuksen tavoitteena oli löytää kehitysehdotuksia muutosjohtamisen kehittämiseen HR-järjestelmien käyttöönoton yhteydessä kohdeyrityksessä. Tutkimuksen taustalla on vuonna 2024 kohdeyrityksessä käyttöön otettu uusi UKG-työajanseurantajärjestelmä ja sen käyttöönottoon liittyneet haasteet. Tutkimuksessa pyrittiin selvittämään, missä asioissa viestinnän, koulutuksen, käyttökokemuksen ja muutosjohtamisen osalta kokonaisuudessaan oli käyttöönotossa onnistuttu ja mitä asioita on mahdollista kehittää. Tämän tutkimuksen teoreettinen viitekehys käsittelee oppimista ja muutosjohtamista. Tämä laadullinen tutkimus suoritettiin tammikuun 2025 aikana teemahaastatteluina kohdeyrityksen esihenkilöille. Tutkimuksessa pyrittiin vastaamaan kysymyksiin siitä, kuinka muutosjohtamisen prosesseja ja käytäntöjä voidaan kehittää järjestelmämuutostilanteissa, kuinka esihenkilöt kokevat uuden työajanseurantajärjestelmän käyttöön liittyvät haasteet ja miten uuden työajanseurantajärjestelmän käyttöönottoon liittyvä koulutus onnistui esihenkilöiden näkökulmasta. Tutkimusjoukkona toimi kahdeksan kohdeyrityksen eri osastoilla ja erilaisissa tehtävissä työskentelevää esihenkilöä. Haastattelut litteroitiin ja analysoitiin. Analyysitapana käytettiin teorialähtöistä sisällönanalyysiä. Haastattelujen tulosten perusteella koottiin kehitysehdotuksia muutosjohtamisen kehittämiseksi HR-järjestelmien käyttöönottoon. Kehitysehdotuksia nousi esille muutamia. Yksi näistä on HR:n resurssien kartoittaminen ja mahdollisten lisäresurssien järjestäminen. Toisena ehdotuksena oli henkilöstön laajempi osallistaminen aktiivisen vuoropuhelun keinoin kysymällä toiveita uudesta järjestelmästä ja perustamalla pilottiryhmä testausvaihetta varten. Viestintään kehitysehdotuksena on ennen käyttöönottoa tarkastella, mikä viesti on oleellista välittää kenellekin, jotta henkilöstö ei turru viesteihin ja tärkeät viestit tavoittavat heidät asiaankuuluvalla tavalla. Käyttöönoton aikana viestinnän kehitysehdotuksena on perustaa avoin järjestelmän käytön tukikanava määritellylle henkilöstölle, viestiä mahdollisista järjestelmäpäivityksistä etukäteen, päivittää ohjeita sekä kerätä tietoa ja kehittää järjestelmää käyttökokemusten perusteella. Koulutusten osalta kehitysehdotuksena on pyrkiä suosimaan läsnäkoulutuksia etäkoulutusten sijaan ja räätälöimään koulutus järjestelmäntoimittajan kanssa yrityksen tarpeisiin sopivaksi, esimerkiksi verkkokurssiksi.