Tiedonhallintasuunnitelma hankintaorganisaatiolle: yksityisen yrityksen tiedonhallinta

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli kehittää toimeksiantajana toimivan yrityksen hankintaosaston tiedon hallintaa. Pääasiallinen tavoite oli laatia tiedonhallintasuunnitelma, jossa selvennetään dokumenttien omistajuuksia, päivitysvälejä ja tiedonjakoa sidosryhmille. Työ aloitettiin kartoittamalla organisaatiossa olevaan tietoa ja miten tieto syntyy. Lisäksi tavoitteena oli löytää mitattavaa dataa tietonäyttöihin, joilla voisi visualisoida dataa jatkokäyttöä varten.

Yksityisten yritysten tiedonhallintaa ei ohjeisteta laeilla, vaan tiedon tallennuksen ja arkistoinnin hoitaa jokainen yritys itse parhaaksi katsomallaan tavalla. Teoreettisessa viitekehyksessä keskityttiin tiedonhallinnan käsitteiden määrittelyyn ja siihen, mitä ne tarkoittavat yksityiselle yritykselle, tiedonhallinnan soveltamiseen yksityisen yrityksen käyttöön ja tiedonhallinnan merkitykseen hankintaorganisaatiolle.

Menetelmänä oli konstruktiivinen tutkimus, johon taustatieto hankittiin kirjallisuudesta. Kirjallisuuskatsauksen lisäksi järjestettiin teemahaastatteluja, joissa selvennettiin hankintaorganisaation tiedonhallinnan nykytilannetta sekä organisaatiossa olevia ohjeistettuja käytäntöjä ja toimintatapoja. Haastatteluissa myös selvennettiin organisaation tavoitteita tiedon hallinnalle. Teemahaastatteluja laadittiin useita ja teemat syventyivät ja tarkentuivat tutkimuksen edetessä. Haastattelut olivat usein samanaikaisesti työpajoja, joissa käytiin läpi organisaation tavoitteita ja tehtiin päätöksiä halutuista muutoksista.

Yrityksissä syntyy valtava määrä dokumentteja, ja tarjolla on monia sähköisiä palveluita tiedonhallinnalle. Globaalissa yksityisessä yrityksessä järjestelmät ovat keskusorganisaation määrittämiä. Tietojen tallennus on usein asiantuntijoiden varassa, ja dokumentteja tallennettaessa oikean järjestelmän valitseminen ja metatietojen asettaminen helpottaa löytämistä tulevaisuudessa. Opinnäytetyössä laadittu tiedonhallintasuunnitelma ohjeistaa organisaatiota tallentamaan tiedot oikeaan paikkaan ja oikeilla metatiedoilla sekä varmistaa tietojen päivityksen sovituilla aikaväleillä. Laadittu tietonäyttö turvallisuustavoitteista tuottaa lisäarvoa organisaatiolle jalostamalla datan tiedoksi.