Ravintolan hankinnat. Tilauskäytäntöjen kehittäminen Rantakulman kahvilassa.

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää ravintolan tilauskäytäntöjä. Toimeksiantajayrityksenä toimi Rantakulman kahvila, jonka palveluvalikoima on monipuolinen. Aihe on ajankohtainen ja merkityksellinen. Korkeat raaka-aineiden hinnat, niiden hankinnat ja hankintakäytännöt ovat suoraan verrannollisia yrityksen kannattavuuteen.

Opinnäytetyö oli lähestymistavaltaan konstruktiivinen ja luonteeltaan tutkimuksellinen kehittämistyö, jonka avulla pyrittiin muodostamaan ratkaisu aitoon käytännön ongelmaan ja tuomaan parannuksia käytettyihin toimintamalleihin. Tutkimusmenetelmänä käytettiin haastattelua ja benchmarkingia.

Opinnäytetyön teoriaosassa perehdyttiin hankintojen, kannattavuuden sekä tilaus-toimitusketjun teoriaan korostaen ruokatuotantoprosessin osaprosesseja, joita olivat raaka-aineiden hankinta, tilaaminen ja varastointi. Lisätietoa saatiin toisten samankaltaisten ravintoloiden tilauskäytännöistä haastattelemalla neljän ravintolan yrittäjää. Haastatteluiden avulla saatiin lisätietoa hyvistä käytännöistä ravintolan tilausprosesseihin.

Hankinta- ja tilauskäytännöt olivat erilaisia riippuen yrityksen luonteesta. Ainoastaan yksi yritys teki tilauksen kerran viikossa, kun taas muut jakoivat tilaukset kahdelle työpäivälle. Työaikaa ei ollut riittävästi tilauksien tekemiseen ja osa jatkoi tilauksien tekemistä iltaisin ja viikonloppuisin. Tilaus-toimitusten aikaikkunalla ei ollut suurta merkitystä tilauksien teossa, etuna lyhyemmällä tilausrytmillä oli saada äkilliset puutteet mukaan seuraavaan toimitukseen. Useita kertoja viikossa tilaavat pystyivät huomioimaan paremmin puutteet ja tilaukset tehtiin vasta edellisen kuorman saavuttua. Puutelistat olivat käytössä kaikilla ja yhdellä yrityksellä oli valmiiksi tuoteryhmittäin tehty lista, johon oli helppo merkitä puutteet. Kuormien saapumisen ajankohdalla oli suuri merkitys yrityksen toimintaan. Kiireisimpään lounasaikaan saapuva kuorma oli pois asiakaspalvelusta.

Opinnäytetyön tuloksena tehtiin toimeksiantajayritykselle tuoteryhmät sisältävä apulomake tilauksien tekoa varten ja päivitettiin Kespronettiin ajantasaiset omat tilauspohjat, jotka eivät ole julkisia. Tilauksien teossa hyödynnetään viivakoodilukijaa ja viivakoodit laitettiin valmiiksi esille. Tavarantoimittajien tilausjärjestelmiin luotiin omat ja ajantasaiset tilauspohjat ryhmitellen kuormapäivät ja vakiotilattavat tuotteet.