Matkalaskujen hallinnan uudistus Varhassa : Populus Mukana mobiilisovelluksen integrointi käytäntöön

Abstract

Populus Mukana -sovelluksen käyttöönotto Varsinais-Suomen hyvinvointialueella oli osa organisaation digitalisaatiota, jonka tavoitteena oli tehostaa työntekijöiden matkalaskujen ja ajopäiväkirjojen hallintaa. Käyttöönotto vastasi tarpeeseen tarjota paikkariippumaton kirjausratkaisu erityisesti kenttätyötä tekeville työntekijöille. Sovelluksen suunnittelussa ja toteutuksessa painotettiin käyttäjälähtöisyyttä sekä prosessien automatisointia, mikä auttaisi vähentämään hallinnollista työtaakkaa. Käyttöönotto kohtasi kuitenkin haasteita, kuten käyttäjäkokemukseen liittyviä teknisiä ongelmia ja muutosvastarintaa, jotka vaativat tehokkaita ratkaisuja.

Tutkimus toteutettiin toimintatutkimuksen menetelmin, hyödyntäen kyselyitä ja käytön havainnointia. Analyysi keskittyi käyttäjäryhmien tarpeiden tunnistamiseen, sovelluksen käytettävyyden arviointiin ja kehitysehdotusten laatimiseen. Aineisto osoitti, että sovelluksen ajopäiväkirjaominaisuus toi merkittäviä hyötyjä mutta samalla ilmeni GPS-paikannuksen luotettavuuteen liittyviä ongelmia, jotka lisäsivät käyttäjien työmäärää. Koulutuksen ja ohjeistusten parantaminen todettiin kriittiseksi käyttöönoton onnistumisen kannalta.

Tuloksena Populus Mukana -sovellus todettiin hyödylliseksi työkaluksi, joka potentiaalisesti parantaa työn joustavuutta ja tehokkuutta. Jatkokehityksessä suositellaan sovelluksen käytettävyyden parantamista, integraatioiden kehittämistä HR-järjestelmien kanssa sekä GPS-paikannuksen tarkkuuden lisäämistä. Lisäksi korostetaan muutosvastarinnan hallinnan ja käyttäjälähtöisen kehityksen merkitystä, jotta sovellus voisi täyttää sille asetetut tavoitteet ja tukea organisaation digitaalista transformaatiota.

The introduction of the Populus Mukana application in the Welfare District of Southwest Finland (Varha) was part of the organization's digitalization efforts to enhance the management of employees’ travel expenses and driving logs. The implementation addressed the need to provide a location-independent logging solution, catering to field workers. The design and development of the application emphasized user-centeredness and process automation, which would help reduce administrative workloads. However, the implementation faced challenges such as technical issues affecting user experience and resistance to change, which required effective solutions.

The study was conducted using action research methods, utilizing surveys, interviews, and observations of application usage. The analysis focused on identifying the needs of user groups, assessing the application’s usability, and providing development suggestions. The findings indicated that while the application’s driving log feature brought significant benefits, GPS accuracy issues arose, increasing users’ workload as manual corrections were required. Improving training and guidance was deemed critical for the success of the implementation.

As a result, the Populus Mukana application proved to be a useful tool that could potentially improve work flexibility and efficiency. For further development, recommendations include enhancing usability, improving integration with HR systems, and increasing GPS accuracy. Additionally, emphasis is placed on managing resistance to change and ensuring user-centered development to achieve the application’s objectives and support the organization’s digital transformation.