Asiakastiedon hallintasuunnitelma HubSpotissa Verso Vision Oy:lle

Abstract

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tuotoksena syntyi asiakastiedon hallintasuunnitelma, jossa suunnitellaan ja määritellään HubSpot-asiakkuudenhallintajärjestelmässä käytettävät yritys- ja kontaktitietueet sekä niiden sisältämät ominaisuudet. Toimeksiantaja Verso Vision Oy on suomalainen yritysmyyntiin keskittyvä terveysteknologiayritys. Verso Vision kasvaa nopeasti ja toimintamallit vaativat päivitystä. Yrityksellä on HubSpot CRM, mutta resurssi on alihyödynnetty. Hallintasuunnitelma laadittiin kevään 2025 aikana ja luovutettiin toimeksiantajalle toukokuussa 2025. Tavoitteena oli luoda selkeä kokonaisuus, josta olisi konkreettista hyötyä. Suunnitelman avulla voidaan aloittaa laajempi CRM-kehitystyö, jonka valmistuttua asiakasdata on saatavilla helposti ja loogisesti. Työn ulkopuolelle rajattiin HubSpotin muut ominaisuudet ja keskityttiin asiakkuudenhallinnan kehittämisen suunnitteluun.

Yritysmyynnissä on tyypillistä, että asiakkaita on kuluttajamyyntiin verrattuna vähän, mutta yksittäiset asiakkuudet ovat arvokkaampia. Ostopäätös on monivaiheinen prosessi ja päätöksentekoon voi osallistua useita sidosryhmiä. Asiakassuhde rakentuu asiakkaan kanssa tasavertaisessa vuorovaikutuksessa. Asiakassuhteiden kehittäminen edellyttää, että asiakaskontaktit, viestintä ja sovitut asiat dokumentoidaan huolellisesti.

Asiakkuudenhallinnalla eli CRM:llä voidaan viitata moniin asioihin prosessista liiketoimintastrategiaan. Organisaatio kerää ja oppii asiakkaista tietoja, jotka voidaan jakaa näkyvään ja hiljaiseen tietoon. Erilaiset järjestelmät voivat luoda haasteita asiakastiedon hallinnassa. Mikäli järjestelmiä ei ole integroitu, tieto pirstoutuu. CRM-järjestelmä on relaatiotietokanta, joka kokoaa tiedot yhteen. Tietokannan luodaan kuudessa vaiheessa, joita ovat muun muassa tietokannan toimintojen ja informaatiovaatimusten määrittely, käytettävän järjestelmän valinta sekä tietokannan ylläpito. HubSpot on CRM-järjestelmä, jonka kaikki työkalut hyödyntävät portaalin asiakasdataa. HubSpot CRM muodostuu objekteista, tietueista ja ominaisuuksista.

Työn toteuttamiseksi haastateltiin Verso Visionin edustajaa sekä HubSpot-asiantuntijaa teema-haastattelumenetelmällä. Toimeksiantajan haastattelussa kartoitettiin lähtökohtia toimeksiannon taustalla ja asiakkuudenhallinnan nykytilaa. Asiantuntijahaastattelu keskittyi HubSpot CRM:n yksityiskohtiin. Hallintasuunnitelman tuottaminen jakautui kuuteen vaiheeseen, joita olivat toimeksiantajan haastattelu, datan jäsentely ja karsiminen, jaottelu, ominaisuuksien valinta ja jäsentely, esityksen laatiminen sekä valmiin työn esittely. Lopputuloksena syntyi 14-sivuinen asiakastiedon hallintasuunnitelma. Suunnitelmassa perustelin CRM-järjestelmän tehokkaan käytön tärkeyttä, esittelin suunnittelemani uudet strukturoidut yritys- ja kontaktitietueet ja suosittelin jatkotoimia CRM-kehitysprojektin edistämiseksi. Työ sai toimeksiantajalta positiivista palautetta, jonka mukaan työstä olisi jatkossa konkreettista hyötyä yritykselle.