Vuosikello festivaalituotannon apuvälineenä : case Westside Events Oy

Abstract

Tämä toiminnallinen opinnäytetyö on tehty toimeksiantona seinäjokiselle Westside Events Oy:lle. Yritys järjestää kesäisin kaksi festivaalia: Hoodfestin Kuopiossa ja Mellakka Festivaalin Hämeenlinnassa. Opinnäytetyön tavoitteena oli tehdä yrityksen tuotantotiimille toimiva vuosikello ajanhallinnan tueksi. Vuosikello on hyvä ajanhallinnan työkalu, jolla voi organisoida vuoden aikana syntyviä työtehtäviä. Vuosikellon tarkoituksena ei ollut tehdä suunnitelmaa tuotannonvaiheista, vaan kirjata konkreettisesti yrityksen tuotannon vaiheet yhteen. Opinnäytetyön voi jakaa kolmeen osaan. Työn ensimmäinen osa sisältää työn taustaa ja yrityksen toiminnan esittelyn. Toinen osa on teoriaosuus, joka sisältää festivaalituotannon työvaiheiden määrittelyn, hyvän ajanhallinnan ja vuosikellotyökalun avaamisen. Viimeinen osa on toiminnallinen osuus, jossa kerrotaan vuosikello työn prosessista ja tehdystä vuosikellosta. Opinnäytetyön teoriaosassa perehdytään tuotantojen ajanhallintaan, vuosikellon toimivuuteen ja festivaalituotannon vaiheisiin sekä pohditaan toimivan vuosikellon merkitystä festivaalituotannolle. Teoriaosa on koottu kirjoista, verkkolähteistä ja yrityksen edellisten vuosien kirjauksien materiaalista. Työn toiminnallinen osuus, vuosikello, on tämän opinnäytetyön liitteenä. Toiminnallisen osuuden materiaali on kerätty osallistuvan havainnoinnin avulla. Se koostuu siis kaikesta yrityksen sisällä tapahtuvasta toiminnasta. Opinnäytetyön tuloksena syntyi toimiva vuosikello Westside Events Oy:lle. Vuosikello on tehty heidän tuotantotiiminsä käyttöä varten, ja se on helposti muokattavissa tarpeen mukaan. Vuosikellosta tuli toimiva ja onnistunut kokonaisuus, jonka käyttö on helppoa ja toimeksiantajan toiveisiin sopiva. Toimeksiantajan kanssa on sovittu, että vuosikello ja opinnäytetyössä yrityksen toimintaa kuvaavat tiedot ovat salattuja. Syy salaukseen johtuu yrityksen toivomuksesta, että tuotantotiimin työtehtävät ja aikataulut eivät tule julkiseen tietoon. Salattuja osuuksia ovat työn luku 4.2.2 sekä liitteet.

This functional thesis was commissioned by Westside Events Oy, an event production company based in Seinäjoki, Finland. The company organizes two summer festivals annually: Hoodfest in Kuopio and Mellakka Festival in Hämeenlinna. The goal of the thesis was to create a clear and practical annual calendar to support the company’s production team with time management. The calendar helps organize yearly tasks, visualize the production phases, and maintain schedules. Rather than functioning as a detailed production plan, it provides an overview of key phases and tasks throughout the year. The calendar was built using the Trello platform, allowing it to serve as a visual calendar, task list, and onboarding guide for new employees. The calendar was designed based on participant observation, previous documentation, and real-life production practices within the company. The thesis consists of three parts: an introduction and company background, a theoretical section discussing festival production and time management, and a functional part explaining the calendar development process. As a result, a user-friendly and adaptable annual calendar was produced to meet the company’s needs. It supports structured production planning, improves time management, and offers a valuable tool for the team’s day-to-day work. It has been agreed with the commissioning party that the annual calendar and the information describing the company's operations in the thesis will be kept confidential. The reason for the confidentiality is the company's wish that the production team's tasks and schedules do not become public. The confidential sections include chapter 4.2.2 of the thesis and the appendices.