Palkanlaskentajärjestelmien vertailu kohdeyrityksessä

Abstract

Opinnäytetyön aiheena oli kahden palkanlaskentajärjestelmän vertailu Euroports Rauma Oy:ssä. Tutkimuksessa selvitettiin miten käytössä olevat palkanlaskentajärjestelmät vastaavat yrityksen tarpeita ja millaisia ongelmia palkanlaskentaprosesseihin liittyy. Tutkimus tehtiin, koska yritys on tekemässä päätöstä, kumman palkanlaskentajärjestelmän kanssa jatketaan tulevaisuudessa. Tutkimuksen tarkoitus on antaa johdolle riittävä selvitys palkanlaskentajärjestelmien toimivuudesta ja kehitystarpeista.

Tutkimus toteutettiin kvalitatiivista eli laadullista tutkimusmenetelmää käyttäen. Laadullinen tutkimus toteutettiin yrityksen työvoimapäällikölle sekä palkkatoimiston viidelle palkanlaskijalle yksilöhaastatteluin teemahaastattelua apuna käyttäen. Tutkimuksen kohderyhmä oli melko pieni, mutta haastateltavina olivat kaikki henkilöt, jotka työssään käyttävät kumpaakin palkanlaskentajärjestelmää. Teemahaastatteluiden avulla kerättävä aineisto rakentui haastateltavien oman kokemuksen pohjalta. Tutkimuksen perusteella saatua aineistoa käytettiin lähtökohta tutkijan teoreettisille pohdiskeluille ja tulkinnoille.

Tutkimustulosten perusteella voidaan todeta, että kumpikaan käytössä olevista palkanlaskentajärjestelmistä ei täysin vastaa yrityksen palkanlaskennan tarpeita. Useiden toimintojen automatisointi ja turhan käsityön vähentäminen koettiin suurimmiksi kehitystarpeiksi. Näitä asioita parantamalla palkanlaskentaprosessista saataisiin tehokkaampi ja virheiden mahdollisuus pienenisi. Toinen palkanlaskentajärjestelmistä on otettu käyttöön jo vuonna 1993, eikä se näin ollen vastaa nykypäivän tarpeita esimerkiksi raportoinnin suhteen. Myöhemmin käyttöön otettu palkanlaskentajärjestelmä on taas huomattavasti nykyaikaisempi, mutta toimintojen räätälöinti yrityksen tarpeiden mukaiseksi koettiin erittäin vaikeaksi. Tutkimustulosten ja alan monimuotoisuuden perusteella yrityksen tarpeiden mukaan räätälöidyllä järjestelmällä päästäisiin lähemmäs tehokkaampaa ja toimivampaa palkanlaskentaprosessia.

The purpose of this thesis was to compare two payroll systems at Euroports Rauma Oy. In this research it was resolved how the payroll systems meet up with company’s needs and what kind of problems there are in the payroll processes. The research was done because the company is making a decision which payroll system will be used in future. The purpose of the research is to give the management sufficient understanding of the functionality and development needs of the payroll systems.

In this research qualitative method was used; thematic interviews were conducted with employment manager and five wages clerks. Target group of the research was fairly small but all the persons using both payroll systems were interviewed. The research material collected through theme interviewing was based on the personal experiences of the interviewees. The material collected was used as a starting point for researcher’s theoretical reflections and interpretations.

Based on the results of the research it can be stated that neither of the payroll systems in use meet up to the demands of the company’s payroll. Automation of many functions and reduction of unnecessary manual labour were experienced as the most important needs of development. By improving these issues the payroll process would be more efficient and the possibility of errors would be reduced. One of the payroll systems was taken in to use already in 1993 and, thus it does not fulfill, for example, the present demands of reporting. The payroll system taken in to use later on, is considerably more modern but the customization of functions to meet up the needs of the company was experienced very difficult. Based on the results of the research and the diversity of the business sector of the company, it can be argued that a system customized for the needs of the company would result in a more efficient and functioning payroll process.