Ravintolan tilaus-toimitusprosessin kehittäminen prosessiajattelun keinoin

Abstract

Prosessit ovat erottamaton osa liiketoimintaa ja siten organisaatioiden päivittäistä toimintaa. Niiden avulla organisaatiot tuottavat arvoa asiakkaille, josta maksettava korvaus muodostaa organisaation taloudellisen tuloksen. Opinnäytetyössä perehdyttiin prosessiajatteluun ja prosessin kehittämiseen, jonka pohjalta kehitettiin toimeksiantajan ravintolan tilaus-toimitusprosessia.

Opinnäytetyön tehtävänä oli kartoittaa prosessin nykyinen tilanne ja paikantaa mahdollisia kehityskohteita. Sen pohjalta valittiin projektin kehityskohde, jossa tapahtuvia toimintoja ja ilmiöitä tutkittiin. Sen tukena hyödynnettiin prosessin kehityksessä käytettäviä työkaluja, kuten prosessin mallintamista ja laatutyökaluja. Niiden avulla selvitettiin ilmiön aiheuttavat juurisyyt, jotta kehitys pystyttiin keskittämään tehokkaasti. Työn tavoitteena oli laatia kehitysehdotus, joka edesauttaisi prosessin tavaravirran toimintaa, ja testata muutoksen vaikutus prosessin toiminnassa. Projektin toissijainen tavoite oli rakentaa mittaristo, joka mittaisi prosessin yleistä toiminnallisuutta.

Työn tuloksena saatiin kuvaus prosessin nykytilasta, keskeisimmät ydinprosessit mallinnettiin sekä laadittiin kehitysehdotus. Prosessin kehittäminen osoittautui pidemmäksi prosessiksi kuin työn alussa osattiin ennakoida. Ajallisten rajoitteiden vuoksi projektin tavoitteita jouduttiin karsimaan, minkä takia kehitysehdotusta ei testattu eikä mittaristoa rakennettu. Päätös tavoitteiden muuttamisesta tehtiin, jotta saatiin tehtyä kattavampi kirjallisuuskatsaus. Tietoa prosessin kehittämisestä ja ohjaamisesta on olemassa runsaasti. Työn kirjallisuuskatsaus rajattiin käsittelemään työn kannalta keskeisiä käsitteitä ja työkaluja.

Kehitysehdotuksen on tarkoitus parantaa prosessia luomalla uuden roolin, jonka avulla vuoronjohtaja voi hallita resursseja tarpeen tullen monipuolisemmin. Muutos on suhteellisen pieni, mikä mahdollistaa riskittömän testauksen, ja tukee jatkuvan oppimisen periaatteita.

Processes are a fundamental part of business operations, enabling organisations to create value for customers, which in turn generates financial results. The purpose of this thesis was to study process thinking and development and then apply these concepts to improve the order-to-delivery process of a client’s restaurant.

The restaurant’s current process was studied and analysed to identify key development areas. The study was carried out through process observation and informal interviews with key individuals. Based on findings, one of the process functions was chosen to be improved. To achieve this, tools such as process modelling and quality tools were used. The root causes were found, and an improvement proposal was created for tackling those issues. The proposal is based on more effective work distribution via creation of a new role in the process.

Process improvement was more time-consuming than anticipated. Due to time constraints, some of project’s objectives were discarded. However, the main objective, to be able to make a well-founded improvement proposal, was achieved. From that perspective the project was successful, and it laid foundation for the new role.