Strategisen ennakoinnin menestystekijät julkishallinnon organisaatioissa

Abstract

Jatkuvassa muutoksessa oleva toimintaympäristö, joka tuntuu tuottavan kiihtyvällä tahdilla yllätyksiä ja kriisejä, pakottaa organisaatiot jatkuvaan ennakointiin, varautumiseen ja toiminnan sopeuttamiseen. Valtiovarainministeriön mukaan suomalaisen hallinnon reagointikyky on hyvä, mutta sen olisi toimittava nykyistä proaktiivisemmin ja pyrittävä vaikuttamaan tulevaisuuteen aktiivisemmin.

Opinnäytetyöni tavoitteena on selvittää, miten rakentaa strateginen ennakointi julkishallinnon organisaatioon. Tutkimuskysymykset ovat miten organisoitua ennakoinnin ympärille, miten strateginen ennakointi tehdään osallistavaksi sekä miten ennakointityöstä tehdään vaikuttavaa. Tutkimusmenetelminä ovat lähdeaineiston sisältöanalyysi sekä haastatteluiden purku teema-alueittain. Tuloksien perusteella kehitin Strategisen ennakoinnin menestystekijät julkishallinnon organisaatioissa -mallin, joka tarjoaa organisaatioille lähtökohdan ennakointityön rakentamiseen tai kehittämiseen. Lisäksi mallissa annetaan ohjeet, miten julkishallinnon organisaatiot voivat luovia monitahoisen ohjauksen alla.

Strategisen ennakoinnin menestystekijät julkihallinnon organisaatioissa -mallissa menestystekijät on jaoteltu organisoituminen-, osaaminen- ja yhteistyökategorioihin. Tulosten perusteella suosittelen muodostamaan strategisen ennakoinnin ympärille ydinryhmän, ns. ennakointiryhmän, jota johtaa henkilö, jolla on ennakoinnin osaamista ja fasilitointitaitoja. Strateginen ennakointi on organisaation tarpeisiin vastaava, räätälöity prosessi, jossa ennakointityöstä syntyvä tieto merkityksellistetään organisaatiolle. Erityistä huomiota tulee kiinnittää ennakointityön vaikuttavuuteen ja hyödynnettävyyteen: toimiiko ennakointiryhmä ja sen tuotokset. Ennakointityön tuloksena tulisi syntyä organisaatioon jaettu ymmärrys toimintaympäristöstänne sekä tulevaisuuteenne vaikuttavista ilmiöistä, jotka huomioidaan päätöksenteossa ja arjessa.

Ennakointityöhön osallistuvan tärkein ominaisuus on kiinnostus ja halu kehittää omaa osaamistaan. Henkilöillä ei tarvitse olla ennakkoon tietoa tai kokemusta ennakoinnista, koska sen voi oppia työn ohella. Ennakointityöhön osallistuvan tulee olla valmis viestimään ja vuorovaikuttamaan aktiivisesti ja vaikuttavasti. Hänellä tulee myös olla kykyä ajatella yhdessä muiden ennakointityöhön osallistuvien kanssa. Onnistunut yhteistyö varmistetaan tuomalla yhteen henkilöt, joilla on kiinnostusta ennakointiin, laaja näkemys organisaatiosta ja sen toimialasta sekä kyky ajatella monialaisesti. Yhteistyötä tulisi tehdä niin henkilöstön kuin muiden sidosryhmien kanssa aina kun heidän tiedoillaan ja taidoillaan on mahdollisuus tehdä ennakointitiedosta entistä vaikuttavampaa. Unohtamatta toimialan ekosysteemiä.

Julkishallinnon organisaatioissa onnistutaan luovimaan lain vaatimuksen, poliittinen ohjauksen ja organisaation johtamisen välillä pysymällä puolueettomana ja yhteensovittamalla eri näkökulmia. Vaikuttaminen tapahtuu tiedolla, jota vain organisaatiolla itsellään on.