Kirjanpidon automaatio kuukausiraportoinnissa : tehokkuuden, virheiden hallinnan ja viestinnän kehittäminen

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee kirjanpidon automatisoituja prosesseja kuukausitasoisessa kirjanpidossa. Työn tavoitteena oli selvittää, miten kuukausikirjanpidon automatisoituja prosesseja voidaan kehittää tehokkuuden, virheiden hallinnan ja viestinnän kautta. Tarkoituksena oli löytää konkreettisia kehitysehdotuksia itse ohjelmistoautomatiikan toiminnoille kuin myös jo tämänhetkisten toimintojen tehokkaammalle käyttöönotolle.

Työ toteutettiin analysoimalla olemassa olevaa kirjallisuutta ja käytännön esimerkkejä automaation roolista tämänhetkisessä kirjanpidossa. Itse tutkimus toteutettiin laadullisin menetelmin laatimalla ensin prosessikuvaus kuukausitasoisen kirjanpidon prosesseista, minkä jälkeen toteutettiin kirjanpidon ja taloushallinnon asiantuntijalle kohdistettu haastattelu koskien mahdollisia kehitystarpeita prosessissa. Tämän lisäksi laadittiin sähköpostikysely kirjanpitäjille, joka koostui kysymyksistä liittyen kehitysehdotuksiin kirjanpidon automaatiossa, työntekijän omiin havaintoihin työnteostaan sekä viestinnän merkityksen pohdintaan ohjelmistojen, ja sitä kautta myös automatiikan, tehokkaampaan hyödyntämiseen.

Saadut tulokset osoittavat, että vaikka automaatio ja tekoäly kirjanpidossa ovat edenneet merkittävästi, niiden täysi potentiaali on vielä monilta osin hyödyntämättä. Suurimmat tämänhetkiset hyödyt on saavutettu rutiininomaisissa prosesseissa, kuten osto- ja myyntilaskujen käsittelyssä sekä tiliotteiden täsmäytyksessä. Haasteita ilmenee erityisesti monimutkaisissa ja poikkeuksellisissa tapahtumissa, joissa automaation, etenkin tekoälyn tämänhetkinen osaaminen, ei ole vielä täysin kehittynyttä. Keskeisimmäksi tulokseksi muodostui kuitenkin sisäisen viestinnän ja jatkuvan tiedonhankinnan merkitys automaation tehokkaamman käyttöönoton puolesta kirjanpidossa. Jatkuva vuorovaikutus päivittyneistä ohjelmistoista ja uusista, tehokkaammista toimintatavoista, on äärimmäisen tärkeää, jos yritys haluaa saada kaiken mahdollisen irti automaattisista järjestelmistä, ja pysyä ajan tasalla kehityksessä. Tutkimuksen tulokset toimivat käytännönläheisenä tukena taloushallinnon ammattilaisille ja organisaatioille omien prosessiensa kehittämisessä.