Tekoäly osana ostolaskuprosessia: automatisoinnin hyödyt ja mahdollisuudet

Abstract

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön aiheena on tekoälypohjaisen ostolaskuprosessin hyötyjen ja mahdollisuuksien selvittäminen. Työ koostuu johdannosta, tietoperustasta, empiriasta sekä pohdinnasta ja produktina syntynyt diaesitys on liitetty työn loppuun. Opinnäytetyö toteutettiin toimeksiantona keväällä 2025.

Opinnäytetyön aihe syntyi, kun toimeksiantajayrityksessä oli ryhdytty pohtimaan ostolaskuprosessin tehostamista. Työn tavoitteena oli tuottaa selkeä ja hyödyllinen selvitys tekoälypohjaiseen ostolaskujen käsittelyjärjestelmään siirtymisen hyödyistä ja mahdollisuuksista. Aihe rajattiin käsittelemään ainoastaan ostolaskuprosessia, ei muita taloushallinnon prosesseja. Järjestelmän pilotointi ja tekninen toteutus rajattiin myös pois.

Produktin tuottamista tuki opinnäytetyön tietoperusta, jossa käsiteltiin ostolaskuprosessia, automaatiota, tekoälyä ja taloushallinnon kehitysprojektin käynnistämistä. Tekoälypohjaiset ratkaisut ovat yleistyneet viime vuosina merkittävästi ja ihmisen ja tekoälyn vahvuuksien hyödyntäminen tulee jatkossa olemaan entistä tärkeämpi osa työelämää. Taloushallinnon kehitysprojektin aloittamisessa yksi tärkeimmistä vaiheista on suunnittelu. Suunnittelun tukena on hyödyllistä käyttää erilaisia työkaluja ja mittareita. Projektin taloudellisten hyötyjen selvittämiseksi esimerkiksi investointilaskelmat ovat toimiva työkalu.

Produktin toteutuksen vaiheet kuvattiin empiriassa yksityiskohtaisesti. Sen tuottamisessa käytetyt menetelmät esiteltiin ja kerrottiin, miksi nämä kehittämismenetelmät valittiin. Tärkeimpinä menetelminä käytettiin data-analyysiä sekä benchmarking-menetelmää eli vertailuanalyysiä. Produktissa tehdyt valinnat perusteltiin empiriassa kattavasti, opinnäytetyön tietoperustaan pohjautuen. Produktista luotiin kaksi eri kappaletta, toinen toimeksiantajalle ja toinen julkaistavaksi tähän opinnäytetyöhön. Jälkimmäisestä versiosta oli salassapitosyistä poistettu esimerkiksi kuvat, logot ja muut yksilöivät tiedot.

Aluksi pohdinnassa käsiteltiin toimeksiantajalta saatua palautetta produktista. Toimeksiantaja arvioi produktin olevan erittäin hyödyllinen organisaatiolle ja auttavan analysoimaan manuaalisesta ostolaskujärjestelmästä tekoälypohjaiseen järjestelmään siirtymisen hyötyjä. Produktille mietittiin myös jatkokehittämismahdollisuuksia. Koko opinnäytetyötä arvioitiin etenkin vastuullisuuden ja luotettavuuden näkökulmista. Lopuksi tekijä pohti omaa suoriutumistaan työstä ja arvioi oppimistaan läpi koko opinnäytetyöprosessin.