M-Files-ohjelmiston hyödyntäminen opiskeluoikeuden hallinnassa
Suo, Marjaana (2025)
2025
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025051512252
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025051512252
Tiivistelmä
Tämä opinnäytetyö toteutettiin toimeksiantona Keski-Uudenmaan koulutuskuntayhtymälle (Keuda), joka on seitsemän jäsenkunnan omistama koulutusorganisaatio. Keudan tehtävänä on tuottaa ammatillista ja muuta koulutusta jäsenkuntiensa, alueen asukkaiden sekä työelämän tarpeisiin.
Keudan toimintaa rahoitetaan pääosin valtion myöntämällä ammatillisen koulutuksen rahoituksella, perusopetuksen rahoituksella, jatkuvan oppimisen rahoituksella sekä valtionavustusrahoituksella. Perusrahoituksen edellytyksenä on opiskelijan opiskeluoikeustietojen oikeellisuus sekä ajantasainen tiedonsiirto opetushallituksen ylläpitämiin palveluihin.
Toiminnallisen opinnäytetyön tavoitteena oli toteuttaa M-Files-ohjelmistolla ammatillisen opiskeluoikeuden aikajanan kattava työnkulku ja siihen liittyvä näkymä, jonka avulla koulutusassistentit ja opintohallintojärjestelmän pääkäyttäjät voivat seurata omistamiensa tietojen oikeellisuutta, korjata virheellisiä tietoja sekä purkaa työjonoja. Työn tekemiselle oli selkeä tarve, koska opiskeluoikeuden tietojen seuranta tapahtui useissa eri järjestelmissä ja tieto oli hajautunutta. Tavoitteena oli luoda yhtenäinen ja toimiva kokonaisuus, joka parantaa tiedonhallintaa ja tiedon laatua.
Tietoperustassa käsitellään ammatillisen koulutuksen rahoituksen perustaa, Opetushallituksen ylläpitämiä valtakunnallisia palveluita sekä Keudan toiminnan kannalta tärkeitä mittareita. Toteutuksessa hyödynnettiin ketterän kehittämisen sekä palvelumuotoilun menetelmiä.
Opinnäytetyön tuotoksena syntyi uudistettu työnkulku ja näkymät, jotka tukevat Keudan toimintaa ja opiskeluoikeuteen liittyviä ydinprosesseja. Selkeät ja automatisoidut tilasiirtymät vähentävät manuaalisen työn määrää ja virheiden riskiä. Näkymät ja työjonot auttavat koulutusassistentteja ja opintohallintojärjestelmän pääkäyttäjiä hallitsemaan työtehtäviään tehokkaammin ja säästämään aikaa. Työnkulku toimii hyvänä pohjana jatkokehittämiselle ja prosessien automatisoinnille sekä sähköistämiselle tulevaisuudessa.
Keudan toimintaa rahoitetaan pääosin valtion myöntämällä ammatillisen koulutuksen rahoituksella, perusopetuksen rahoituksella, jatkuvan oppimisen rahoituksella sekä valtionavustusrahoituksella. Perusrahoituksen edellytyksenä on opiskelijan opiskeluoikeustietojen oikeellisuus sekä ajantasainen tiedonsiirto opetushallituksen ylläpitämiin palveluihin.
Toiminnallisen opinnäytetyön tavoitteena oli toteuttaa M-Files-ohjelmistolla ammatillisen opiskeluoikeuden aikajanan kattava työnkulku ja siihen liittyvä näkymä, jonka avulla koulutusassistentit ja opintohallintojärjestelmän pääkäyttäjät voivat seurata omistamiensa tietojen oikeellisuutta, korjata virheellisiä tietoja sekä purkaa työjonoja. Työn tekemiselle oli selkeä tarve, koska opiskeluoikeuden tietojen seuranta tapahtui useissa eri järjestelmissä ja tieto oli hajautunutta. Tavoitteena oli luoda yhtenäinen ja toimiva kokonaisuus, joka parantaa tiedonhallintaa ja tiedon laatua.
Tietoperustassa käsitellään ammatillisen koulutuksen rahoituksen perustaa, Opetushallituksen ylläpitämiä valtakunnallisia palveluita sekä Keudan toiminnan kannalta tärkeitä mittareita. Toteutuksessa hyödynnettiin ketterän kehittämisen sekä palvelumuotoilun menetelmiä.
Opinnäytetyön tuotoksena syntyi uudistettu työnkulku ja näkymät, jotka tukevat Keudan toimintaa ja opiskeluoikeuteen liittyviä ydinprosesseja. Selkeät ja automatisoidut tilasiirtymät vähentävät manuaalisen työn määrää ja virheiden riskiä. Näkymät ja työjonot auttavat koulutusassistentteja ja opintohallintojärjestelmän pääkäyttäjiä hallitsemaan työtehtäviään tehokkaammin ja säästämään aikaa. Työnkulku toimii hyvänä pohjana jatkokehittämiselle ja prosessien automatisoinnille sekä sähköistämiselle tulevaisuudessa.