Ennakkotietojen määrittäminen materiaalitoimittajille

Abstract

Tavaralähetysten vastaanottoprosessi on keskeinen osa yrityksen toimitusketjua. Sen sujuvuus vaikuttaa suoraan yrityksen tehokkuuteen, asiakastyytyväisyyteen ja kustannuksiin. Vastaanottotyön ollessa hidasta, se voi aiheuttaa viivästyksiä tuotannossa, lisätä ylimääräisiä kustannuksia kuten varastointikustannuksia. Lähetelistojen puutteellisuus tai epäselvyys voi johtaa virheellisiin toimituksiin ja tarpeettomiin selvittelytöihin. Opinnäytetyön aiheena oli tavaralähetysten vastaanottotyön tekemisen kehittäminen toimeksiantajayrityksessä sekä toimittajien antamien ennakkotietojen eli lähetelistojen parantamista. Tässä tutkimustyössä toimeksiantaja haluaa pysyä nimettömänä. Tavoitteena oli selvittää paikan ongelmakohdat ja helpottaa vastaanottopisteen työntekijöiden työtä.

Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisella menetelmällä. Tutkimuksen aineisto kerättiin työntekijöiden haastatteluilla kyselylomakkeiden kautta 15.3.2024 ja havainnoinnilla työpisteiden ympäristössä 21.11.2023 alkaen. Lisäksi opinnäytetyön teoriaosuudessa on hyödynnetty logistisen alan tutkimustietoa.

Tutkimuksen tuloksina saatiin selville, että työ on hidasta puutteellisten tietojen tai liiallisten tietojen takia lähetelistoissa. Tutkimuksen perusteella yrityksellä on tarve parantaa toimittajayhteistyötä lähetelistojen osalta. Suositellaan selkeiden ohjeiden laatimista toimittajille lähetelistojen yhdenmukaistamiseksi sekä mahdollisten digitaalisten työkalujen käyttöönottoa tietojen hallinnan parantamiseksi. Näiden toimenpiteiden avulla voidaan tehostaa vastaanottoprosessia, vähentää virheitä sekä parantaa työntekijöiden työskentelyolosuhteita.

The process of receiving consignments is a key part of the company’s supply chain. Its fluidity has a direct impact on the company’s efficiency, customer satisfaction and costs. When work at receiving point is slow, it can cause delays in the production, adding extra costs such as storage costs. Incompleteness or ambiguity of delivery notes can lead to incorrect deliveries and unnecessary clearance work. The subject of the thesis was the improvement of receiving point for goods shipment in the commissioning company as well as improving the advance information provided by supplier. In this research the client wishes to be anonymous. The goal was to identify the problematic areas of the location and facilitate the work of the receiving point for the employees.

The research was conducted through employee interviews using a questionnaire on March 15, 2024 and observation in the work environment on November 21, 2023. The theoretical part of the thesis utilized research information from the logistics field.

The results of the study revealed that the work was slowed down due to missing or excessive information in the delivery notes. Based on the research, the company has a need to improve supplier cooperation regarding referrals. It is recommended that clear guidelines be drawn up for suppliers to harmonise referrals, as well as the introduction of possible digital tools to improve data management. These measures make the receiving point process more efficient, reduce errors and improve working conditions for employees.