Sähköisen ostolaskutuksen hyödyntämisen lisääminen yrityksessä X

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee sähköisen ostolaskuprosessin hyödyntämistä ja sen kehittämistä elintarvikealan tukkukauppaan erikoistuneessa yrityksessä, jota tässä työssä kututaan nimellä yritys X. Opinnäytetyön tavoitteena oli vähentää toimeksiantajan kynnystä sähköisen ostolaskutuksen hyödyntämisen lisäämiseen. Avuksi laadittiin toimeksiantajalle ohjeistus verkkolaskujen noutamiseen pankista ja niiden siirtämisestä kirjanpitojärjestelmään, jotta yritys voi hyödyntää sähköistä ostolaskutusta tehokkaammin.

Opinnäytetyö rakentuu tietoperustasta ja empiirisestä osuudesta. Tietoperustassa käsitellään digitaalista taloushallintoa sähköistä ostolaskutusta. Osiossa käsitellään myös toimivan ohjeen keskeisiä piirteitä. Empiirisessä osuudessa kartoitettiin toimeksiantajan nykytilannetta ostolaskuprosessissa ja tunnistettiin kehityskohteita sähköisen ostolaskutuksen laajemmaksi hyödyntämiseksi. Lopuksi laadittiin ohjeistus, joka on selkeydeltään ja käytettävyydeltään soveltuva yrityksen henkilöstölle.

Tulokeksi saatiin käyttökelpoinen ja tarpeita vastaava ohje. Sen avulla yrityksellä on paremmat valmiudet siirtyä enemmän kohti sähköistä ostolaskuprosessia. Työ korostaa jatkuvan kehittämisen merkitystä, jotta prosessi voi tukea yrityksen kasvua ja mukautua markkinoiden muuttuviin vaatimuksiin.

This thesis deals with the use and development of an electronic purchase invoice process in a company specialising in food wholesale, which is referred to as company X in this thesis. The aim of the thesis was to reduce the client's threshold for increasing the use of e-invoicing. To help the client, instructions were drawn up on how to retrieve e-invoices from the bank and transfer them to the accounting system, so that the company could make more effective use of e-invoicing.

The thesis consists of a knowledge base and an empirical part. The knowledge base deals with digital financial management and e-invoicing. The section also discusses the key features of an effective manual. In the empirical part, the current situation of the client in the purchase invoice process was mapped and development areas for a wider use of e-invoicing were identified. Finally, a set of guidelines was developed that is suitable for the company's staff in terms of clarity and usability.

The result was a usable and needs-based guide. It will enable the company to be better prepared to move more towards an electronic purchase invoice process. The work highlights the importance of continuous improvement to support the growth of the company and to adapt to the changing demands of the market.