Kiinteistökirjanpitäjän työkalut ajantasaiseen kirjanpitoon osana perehdytystä

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää kiinteistökirjanpidon talousprosessien hallintaa, dokumentointia ja ajantasaisuutta. Työn lähtökohtana oli havainto, että käytössä oleva kirjanpito-ohjelma ei tarjonnut riittäviä työkaluja taloyhtiöiden kirjanpidon ajantasaiseen seurantaan, mikä vaikeutti kirjanpidon kokonaisuuden hallintaa ja ajantasaista kirjanpitoa. Työssä keskityttiin käytännönläheisten Excel-pohjaisten työkalujen ja perehdytysmateriaalien kehittämiseen, jotka tukevat kirjanpidon ajantasaista hallintaa, vähentävät virheiden riskiä ja helpottavat kirjanpitäjien päivittäisiä työtehtäviä.

Opinnäytetyö toteutettiin toiminnallisena kehittämistyönä. Prosessin aikana analysoitiin nykyisiä toimintamalleja ja tunnistettiin kehittämiskohteita erityisesti viikoittaisten ja kuukausittaisten rutiinitöiden osalta. Näiden havaintojen pohjalta suunniteltiin muokattavat, helppokäyttöiset seurantatyökalut, jotka auttavat aikatauluttamaan toistuvia tehtäviä ja tarjoavat kokonaisnäkymän taloyhtiöiden kirjanpidon ajantasaisuuteen. Suunnittelussa kiinnitettiin erityistä huomiota kirjanpitäjien käytännön tarpeisiin ja arjen haasteisiin, jotta ratkaisut olisivat mahdollisimman helposti omaksuttavia ja aidosti hyödyllisiä.

Kehittämistyön tuloksena syntyi perehdytysopas Visma Fivaldin käyttöön ja Excel-pohjaiset seurantatyökalut, jotka tukevat kirjanpito-ohjelmiston käyttöä ja selkeyttävät talousprosessien hallintaa toimeksiantajayrityksessä. Ratkaisut auttavat vähentämään epäyhtenäisistä toimintatavoista johtuvia haasteita ja edistävät järjestelmällisempää työskentelyä kiinteistökirjanpidossa. Työn tuloksissa korostui se, että vaikka kehitetyt työkalut eivät ole automatisoituja, hyvin suunnitellut ja systemaattiset Excel-pohjaiset ratkaisut voivat merkittävästi parantaa taloushallinnon sujuvuutta ja tehokkuutta.

Johtopäätöksenä todettiin, että pienilläkin käytännönläheisillä parannuksilla voidaan saavuttaa merkittäviä hyötyjä kirjanpidon ajantasaisuuden ja prosessien hallinnan kehittämisessä. Jatkokehityksenä suositellaan prosessien tarkempaa vakiointia sekä digitaalisten työkalujen kartoittamista, jotta erityisesti säännöllisesti toistuvat viikoittaisten ja kuukausittaisten rutiinitöiden seuranta voitaisiin tulevaisuudessa osittain automatisoida.