Sopimusjohtamisen menetelmien kehittäminen kohdeyhtiössä

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoite oli yhdenmukaistaa kehityshankkeen kohteena olleen yhtiön sopimusjohtamisen menetelmiä hankintojen toteutusprosessin osalta kuvaamalla se uudelleen osana yhtiötason kehitysohjelmaa ja johtamisjärjestelmän uudistamista. Syntyneen prosessikuvauksen rinnalle, sitä tukemaan, luotiin myös menettelyohje hankintojen toteutuksesta. Yhtenäiset toimintamallit ovat yhtiön menestyksekkäälle toiminnalle välttämättömyys. Ei pelkästään johtamisen ja päätöksenteon tueksi vaan henkilöstön osaamisen ja työhyvinvoinnin varmistamiseksi, joka nykypäivänä on noussut hyvin merkitykselliseksi tekijäksi työmarkkinoilla.

Kehityshankkeen lähtökohtana oli selvittää sopimusten hallinnan nykytilaa kohteena olleessa yhtiössä ja millaisia kehittämistarpeita siihen liittyen havaittiin. Opinnäytetyö toteutettiin noudattaen osallistavan toimintatutkimuksen periaatteita ja tiedonkeruumenetelminä käytettiin sekä määrällistä että laadullista aineistoa, joka kerättiin kyselyin, ryhmäkeskusteluin sekä omaa havainnointia hyödyntäen. Kysely suunnattiin niin sisäisesti yhtiössä työskenteleville kuin sen sopimuskumppaneille Webropol-ohjelmistoa hyödyntäen. Kysely oli jaettu osiin sopimuksen elinkaaren mukaisesti ja tarkoituksena oli saada kohdistettua tietoa nykytilasta ja löytää kehityskohteita sopimusten hallintaan liittyen. Kyselyn tuloksena havaittiin, että näkemykset nykytilasta olivat melko yhtenevät ja kehityskohteiksi nousivat mm. tarjouspyyntöaineiston laatu, muutoshallinnan käytännöt sekä rajapintatyöskentelyyn liittyvät käytänteet.

Koska sopimus voidaan nähdä myös projektina, kirjallisuuskatsauksessa läpikäytiin myös projektinhallinnan vakiintuneita menetelmiä, jotka tukevat ja mahdollistavat osaltaan menestyksekästä sopimusten hallintaa ja toteutusta. Kehityshankkeen tuloksena syntyi uusi kuvaus hankintojen toteutusprosessista sekä sille menettelyohje. Kuvauksessa erityistä huomioita kiinnitettiin nykytilakartoituksessa esille nousseeseen tarjouskilpailutusvaiheen kuvaamiseen sekä havainnoinnin kautta esiin nousseeseen toimitusvalvontavaiheen perusteelliseen kuvaamiseen.

Kehityshankkeelle oli yhtiössä tarve ja se tulee osaksi päivityksen alla olevaa johtamisjärjestelmän uudistusta. Miten kuvattu prosessi tulee auttamaan sopimusten hallinnassa ja -johtamisessa jää myöhempään ajankohtaan arvioitavaksi. Pelkillä kuvauksilla ja ohjeilla ei kuitenkaan tehdä muutosta, vaan muutoksen implementointi vaatii johtamista ja esimerkillä johtamista.