Intranet-sivuston suunnittelu ja toteuttaminen SharePoint-ympäristössä

Abstract

Työssä kehitettiin intranetratkaisu Kylmästi Paras Oy\:lle, koska aiempi intranet ei vastannut organisaation tarpeita eikä tarjonnut joustavia ja kustannustehokkaita toimintamahdollisuuksia. Ratkaisun tavoitteena oli luoda selkeä, käyttäjälähtöinen ja helposti ylläpidettävä intranet hyödyntämällä Microsoft SharePointin ilmaisominaisuuksia sekä Azure Active Directoryn käyttäjähallintaa ilman maksullisia lisäosia. Tarkastelu rajattiin kolmeen pääkäyttäjäryhmään, kuljettajiin, toimihenkilöihin ja yhteistyökumppaneihin, joiden erityistarpeet analysoitiin organisaation sisäisen palautteen ja testauksen pohjalta.

Ratkaisun toteutus eteni neljässä iteratiivisessa vaiheessa. Ensiksi perehdyttiin SharePointin ominaisuuksiin ja laadittiin intranetin kokonaisarkkitehtuuri Visio-työkalulla. Seuraavaksi luotiin Azure-ryhmät ja määritettiin käyttöoikeudet niin, että sisältö ja toiminnot kohdentuvat automaattisesti oikeille käyttäjille. Kolmannessa vaiheessa rakennettiin sivustorakenne ja näkymät, jotka testattiin käyttäjäryhmien kanssa ja muokattiin palautteen perusteella mobiili- ja ylläpitokäytön näkökulmat huomioiden. Viimeisessä vaiheessa viimeisteltiin visuaaliset elementit sekä tuotettiin dokumentaatio ja koulutusmateriaali esihenkilöille ja loppukäyttäjille.

Tuloksena syntyi intranetpohja, jossa Azure-ryhmien kautta toteutettu käyttäjähallinta mahdollistaa sisällön ja käyttöoikeuksien automaattisen kohdentamisen ilman lisäosia. Uusi intranet on kevyt ylläpitää, laajennettavissa organisaation tulevia tarpeita varten ja tukee sisäistä viestintää tehokkaasti. Ratkaisun käytännönläheisyys ja hyväksyttävyys varmistuivat jatkuvan vuorovaikutuksen avulla ICT-päällikön ja loppukäyttäjien kanssa. Opinnäytetyössä korostui teknisen osaamisen, selkeän viestinnän ja käyttäjälähtöisyyden yhdistäminen intranetprojekteissa.