Informointi ja ohjeistuksen kehittäminen : Case: Ulkoasiainministeriön toimittajamatka-apuraha

Abstract

Opinnäytetyö on toiminnallinen ja koostuu Ulkoasiainministeriön kehitysviestinnän yksikön vuosittain myöntämään toimittajien matka-apurahaan liittyvien ohjeiden, lomakkeiden ja sähköpostiviestien sekä prosessikuvauksen kehittämisestä. Tavoitteena oli kehittää näitä osa-alueita viestinnän keinoin prosessin toimivuuden parantamiseksi.

Toimeksiantajana oli Ulkoasiainministeriön kehitysviestinnän yksikkö. Idea opinnäytetyön aiheesta syntyi kesällä 2014, kun kesätyöni kehitysviestinnän osastosihteerinä sisälsi apurahaan liittyviä tehtäviä. Opinnäytetyön tekeminen alkoi syksyllä 2014 ja valmistui keväällä 2015.

Tietoperustassa kuvaillaan ohjeiden ja prosessikuvausten, lomakkeiden sekä sähköpostiviestien teoriaa. Lisäksi on tietoa siitä mistä hyvä teksti koostuu, miten viestintä vaikuttaa yhteisökuvaan sekä miten julkisen toimijan asema vaikuttaa sen viestintään.

Produktin suunnittelua ja tekemistä kuvaillaan käytännön tasolla kertomalla työn etenemisestä ja yhteydenpidosta toimeksiantajan kanssa. Produktin eri osien tekemiseen vaikuttaneisiin asioihin keskitytään erillisessä luvussa.

Produktin onnistuneisuutta arvioidaan kolmen arviointikriteerin mukaan: tekstin ymmärrettävyys ja selkeys, tekstin asiallisuus ja ulkoasun selkeys. Arviointi on jaettu produktikuvauksen, ohjeiden, lomakkeiden ja automaattisten viestien arviointiin.

Lopuksi pohditaan opinnäytetyöstä opittua sekä produktin ajankohtaisuutta. Produktina tekemäni prosessikuvaus, ohjeet, lomakkeet sekä automaattiset viestit ja sähköpostimallit menivät osaksi suoraan käyttöön ja osaksi valmiiksi materiaaliksi odottamaan sähköiseen järjestelmään siirtymistä.