Impact of Lifecycle Agreements on Unplanned Maintenance Parts

Abstract

Detta examensarbete har utförts på uppdrag av avdelningen för Maintenance Planning vid Wärtsilä Finland Oy och undersöker hur olika typer av livscykelavtal påverkar förbrukningen av reservdelar vid oplanerat underhåll. Idén till arbetet kom av en återkommande intern utmaning där Wärtsilä saknade ett standardiserat och tillförlitligt sätt att jämföra oplanerat underhåll mellan fartyg och avtalstyper.

Syftet med examensarbetet var dels att utvärdera hur olika avtalstyper påverkar användningen av reservdelar vid oplanerat underhåll. Syftet var också att skapa en praktisk och standardiserad metod för att möjliggöra konsekventa och jämförbara analyser mellan olika fartyg. Först användes en kvantitativ metod där interna system som SAP och Service Configurator fungerade som datakällor och där målet var att bedöma skillnaderna mellan den planerade och faktiska användningen av reservdelar. Men på grund av olika prissättningsmodeller och kundbeteenden visade resultaten snabbt stora avvikelser, vilket gjorde kostnadsbaserade analyser opålitliga. Fokus skiftades då från kostnader till tekniska och operativa orsaker bakom det oplanerade underhållet.

Slutresultatet blev en strukturerad fyrastegsmodell. Den innehåller grundorsaker, avtalsspecifika omfattningar, kategorisering av händelser och förbättrad digital loggning via system som Salesforce och SAP. En mer konsekvent och datadriven förståelse för oplanerat underhåll möjliggörs av denna modell som samtidigt stödjer Wärtsiläs strävan efter digitalisering och kontinuerlig förbättring. Examensarbetet identifierar inte bara kritiska brister i dagens uppföljning och analys av oplanerade händelser utan presenterar även ett konkret förslag på förbättring. Även om slutsatserna baseras på ett begränsat urval av data, erbjuder modellen en skalbar lösning för att förbättra transparens, minska oplanerade kostnader och öka kundnöjdheten.

The thesis is made on behalf of Maintenance Planning at Wärtsilä Finland Oy. The purpose of the study is to understand the extent to which an agreement with Wärtsilä affects unplanned parts consumption for customers' engines, and which of Wärtsilä's agreement types have the greatest impact on unplanned parts consumption. The motivation behind the study arose from a recurring internal challenge, Wärtsilä lacked a standardized and reliable way to compare unplanned maintenance performance across vessels and agreement types.

A quantitative research approach was employed, using data from Wärtsilä’s internal systems, SAP and Service Configurator. These were used to compare spare parts consumption across vessels operating under different agreements. However, the initial cost-based comparison revealed significant inconsistencies due to contract specific discounts, pricing models and varying customer behaviors, making the data incomparable across agreements. As a result, a four-step framework based on event classification, root cause analysis, contract scope determination and digital logging techniques was created for comparing unscheduled maintenance.

In addition to pointing out serious flaws in the way unplanned maintenance is currently tracked and analyzed, the thesis offers a workable solution. Although the results are based on a small sample of data, the suggested approach provides a scalable way to increase customer satisfaction, lower unforeseen expenses, and improve performance transparency within Wärtsilä as well as possibly for other service-oriented businesses dealing with comparable issues.