Yrityksen käytännöt tutuiksi digitaalisilla perehdytysmateriaaleilla

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää perehdytysprosesseja yksityisellä turvallisuusalalla ja tarkoituksena oli luoda selkeät ja helposti käytettävät perehdytysmateriaalit toimeksiantajayritys AiCan Oy:lle. Työssä ratkaistiin käytännön ongelmaa: yrityksessä koettiin, että perehdytysmateriaaleja oli liikaa, ne olivat hajanaisia ja uudet työntekijät eivät jaksa tai ehdi tutustua niihin riittävästi. Tehtävänä oli selvittää, millainen digitaalinen perehdytyskokonaisuus tukee tehokkaasti uusien työntekijöiden oppimista ja on riittävän kiinnostava, jotta työntekijät käyvät ne läpi.

Opinnäytetyön tutkimuskysymyksiin vastattiin hyödyntämällä eri tutkimusmenetelmiä: kirjallisuuskatsausta, sisällönanalyysiä, osallistuvaa havainnointia, sekä laadullista kyselytutkimusta. Kyselytutkimus toteutettiin palautekyselynä, johon vastasi 8 henkilöä. Palautetta hyödynnettiin materiaalien viimeistelyä varten. Uusien materiaalien luomiseen hyödynnettiin myös yritykseltä ennestään löytyviä perehdytysmateriaaleja. Tekoälyä käytettiin ideoimiseen ja kielenhuoltoon. Teoreettisessa viitekehyksessä tarkasteltiin perehdyttämisen merkitystä, oppimista tukevia menetelmiä, sekä digitaalisen perehdytyksen erityispiirteitä.

Opinnäytetyön tuotoksena syntyi digitaalinen, kuusi sivuinen perehdytyspaketti, joka on jäsennelty työntekijän näkökulmasta loogiseen aikajärjestykseen. Perehdytyspakettiin kuuluu myös kaksi videota. Perehdytysmateriaalit sisältävät työskentelyn kannalta keskeiset tiedot selkeästi esitettynä ja mahdollistaa syventymisen aihealueisiin videoiden ja linkkien kautta. Paketti vastaa toimeksiantajan tarpeeseen tekemällä perehtymisestä helpompaa ja sujuvampaa uusille työntekijöille. Uudet materiaalit helpottavat etenkin kesäaikaan, jolloin työntekijämäärät ovat suuria, ja helpottavat toki myös vakituisiin kohteisiin työllistyvien perehdytystä. Perehdytysmateriaalit löytyvät soveltuvin osin liitteistä (liite 1).

Työn jatkokehitysideat painottuvat pidemmän aikavälin tavoitteisiin perehdytyksen kannalta, kuten perehdytysmateriaalien jatkuvaan kehittämiseen ja ylläpitämiseen saadun palautteen perusteella. Yhtenä jatkokehityskohteena tuotiin esille myös mahdollisuudet pelillisyyden ja mentoroinnin lisäämiseen yrityksen perehdytysprosesseissa. Laajempana jatkotutkimuskohteena esille nostettiin laajempaa syventymistä tapahtuma- ja turvallisuusalan perehdyttämiskäytäntöihin. Lisäksi esille nostettiin perehtyjän roolin tutkimista ja mahdollisuuksia yksilöllisempään perehdytykseen myös suuria työntekijämääriä työllistävissä yrityksissä.

The purpose of this thesis was to improve the private security company AiCan Ltd.’s onboarding materials, as the large amount of currently available materials presented challenges to new employees. The goal was to create clear, up-to-date, user-friendly and well-structured onboarding materials.

The research task of this thesis was to determine the content and structure that makes onboarding materials functional and effective, and the factors that should be considered when designing and implementing onboarding in digital format. This thesis includes various research methods such as literature review, participatory observation and a feedback survey. AI was used for language editing and ideation.

The result of the thesis was a digital onboarding package that meets the company’s needs for unified, easy to use and up-to-date onboarding materials. The materials were created by combining the best parts of the previous materials with the new content, including two videos that help with the learning process. The new materials are accessible via the company’s mobile ERP application.

Future developments include updating the material based on the long-term feed-back and exploring the possibilities of implementing mentoring, gamification and personalization into the onboarding processes. Future research includes a broader analysis of onboarding practices in the event and security industries and delving into the role of being onboarded.