Muutoksen johtaminen siirtyessä paperittomaan toimistoon

Abstract

Paperi on edelleen käytössä työpaikoilla, vaikka sen käyttö kuluttaa luonnonvaroja. Digitalisaation edetessä monet yritykset pyrkivät vähentämään paperin käyttöä ja siirtymään sähköisiin toimintatapoihin. Työn tavoitteena on selvittää, miten paperin käytön vähentäminen onnistuu ja kuinka se vaikuttaa työntekoon. Työssä halutaan myös selvittää, minkälainen asema johtamisella ja työntekijöillä on muutokseen siirtyessä.

Työn tietoperusta koostuu kahdesta pääteemasta, jotka ovat paperin historia ja sen käyttö työympäristössä sekä muutosjohtaminen. Tietoperustassa käydään läpi paperin historiaa, sen roolia työympäristössä ja siirtymää digitaalisiin välineisiin. Lisäksi tietoperustassa perehdytään organisaatiomuutokseen, eri-ikäisten työntekijöiden johtamiseen, viestinnän tärkeyteen sekä muutoksen johtamiseen, kun tavoitteena on siirtyä paperittomaan toimistoon. Lähteinä on käytetty kotimaisia sekä ulkomaisia tieteellisiä artikkeleita, kirjoja ja nettisivuja. Tietoperustassa selitetään, miksi työn teemat ovat ajankohtaisia nykypäivän työelämässä.

Työn tutkimus toteutetaan kvalitatiivisesti eli laadullisesti, sillä sen avulla kyetään ymmärtämään yksilön kokemuksia. Aineisto kerätään puolistrukturoiduilla teemahaastatteluilla, joiden pohjana toimii kysymysrunko. Tämä menetelmä sallii tarkentavien kysymysten kysymisen, jonka avulla haastatteluista saadaan syvällisiä. Tutkimuksessa haastateltiin eri-ikäisiä henkilöitä, jotka työskentelevät eri työpaikoilla. Haastateltavista henkilöistä jokainen käyttää tai on ennen käyttänyt paperia työssään.

Osa haastatteluissa ilmenneistä vastauksista oli samoja, mutta silti niistä tuli esiin monia näkökulmia. Jokainen haastateltavista oli edes jotenkin siirtynyt käyttämään sähköisiä välineitä paperin sijasta. Haastatteluissa selvisi, että paperia silti käytettiin joissain työtehtävissä tai sitten omiin tarpeisiin esimerkiksi muistiinpanojen tekemiseen tai omien tiedostojen tulostukseen. Muutokseen siirtyessä koettiin esihenkilö, kouluttaminen ja työkaverit tärkeäksi. Osa haastateltavista toi esille sen, että ikä olisi tärkeä huomioida siirtyessä käyttämään uusia työskentelyvälineitä. Nuorempien työntekijöiden ajateltiin osaavan käyttää digitaalisia välineitä paremmin kuin vanhempien. Tulokset osoittavat, että siirtyessä uusiin toimintatapoihin esihenkilön on tärkeä ottaa jokainen työntekijä huomioon ja varmistaa, että jokainen heistä saa tarvitsemansa koulutuksen.