Losing Wisdom? Understanding and Preserving Tacit Knowledge in Municipal Organizations

Abstract

Tacit knowledge, which is deeply intertwined with individual experience and overall hard to express, is a critical but vulnerable resource in municipal organizations. As the workforce changes with ongoing generational shifts, and valuable knowledge is at risk to get lost, municipal organizations are facing a huge challenge when it comes to preserving this knowledge.

This thesis studies how tacit knowledge is transferred during generational shifts in three Finnish-Swedish municipalities. Through qualitative research, semi structured interviews where done with two soon-to-be retiring employees, three newly, or fairly newly, hired employees and one HR representative. The thesis studies which types of tacit knowledge can be found, methods for preserving the knowledge and the challenges organizations and individuals are facing in the future.

Findings conclude that informal methods as working side-by-side is valued, but lack proper structure and are very dependent on the individual. Documentation is lacking, introduction processes are often inconsistent and the strategies are underdeveloped. Both experienced and new employees see the need for a more systematic approach, which should also include mentorship, proper documentation and the support of communities of practice.

The thesis is concluded with recommendations for municipal organizations on how tacit knowledge can be preserved, emphasizing the importance of proactive planning, cultural approval on knowledge sharing and transfer practices.

Tyst kunskap, vilket är djupt sammanflätad med individens erfarenhet och svår att uttryck i ord, är en kritisk med sårbar resurs i kommunala organisationer. När arbetsstyrkan förändras i takt med generationsskiften riskeras värdefull kunskap att gå förlorad, vilket i sin tur skapar stora utmaningar för kommuner i deras arbete med att bevara denna kunskap.

Detta examensarbete undersöker hur tyst kunskap överförs under generationsskiften i tre finlandssvenska kommuner. Genom kvalitativ forskning har semistrukturerade intervjuer genomförts med två snart pensionerade anställda, tre nyanställda eller relativt nyanställda medarbetare samt en HR-representant. Arbetet undersöker vilka typer av tyst kunskap som förekommer, hur den bevaras och vilka utmaningar organisationer och individer står inför.

Resultaten visar att informella metoder såsom att arbeta sida vid sida är uppskattade men ofta saknar struktur och är beroende av individens initiativ. Dokumentationen är bristfällig, introduktionsprocesserna varierar och strategierna är underutvecklade. Både erfarna och nya medarbetare uttrycker behovet av ett mer systematiskt arbetssätt som inkluderar mentorskap, bättre dokumentation och stöd från kunskapsdelande nätverk.

Examensarbetet avslutas med rekommendationer för hur kommunala organisationer kan bevara tyst kunskap, med betoning på vikten av proaktiv planering, en kultur som uppmuntrar kunskapsdelning samt strukturerade överföringsmetoder.

Hiljainen tieto, joka on syvästi sidoksissa yksilön kokemuksiin ja usein vaikea sanallistaa, on kunnissa kriittinen mutta haavoittuva resurssi. Työvoiman muuttuessa ja sukupolvenvaihdosten edetessä arvokasta tietoa uhkaa kadota, mikä luo kunnille suuria haasteita hiljaisen tiedon säilyttämisessä.

Tämä opinnäytetyö tarkastelee, miten hiljaista tietoa siirretään sukupolvenvaihdosten aikana kolmessa suomenruotsalaisessa kunnassa. Kvalitatiivisen tutkimuksen avulla toteutettiin puolistrukturoituja haastatteluja kahden eläkkeelle siirtyvän työntekijän, kolmen hiljattain tai melko hiljattain palkatun työntekijän ja yhden HR-edustajan kanssa. Tutkimuksessa selvitettiin, minkälaista hiljaista tietoa on olemassa, miten sitä voidaan säilyttää ja millaista haasteita organisaatiot ja yksilöt kohtaavat.

Tulosten mukaan epämuodolliset menetelmät, kuten esimerkiksi rinnakkaistyöskentely, ovat arvostettuja mutta usein rakenteettomia ja riippuvaisia yksilön aktiivisuudesta. Dokumentaatio on puutteellista, perehdytysprosessit vaihtelevia ja strategiat heikosti kehitettyjä. Sekä kokeneet että uudet työntekijät näkevät tarpeen järjestelmällisemälle lähestymistavalle, johon kuuluu mentorointi, asianmukainen dokumentointi ja osaamisen jakamista tukevat verkostot.

Työ päättyy suosituksiin siitä, miten kunnat voivat säilyttää hiljaista tietoa, korostaen ennakoivaa suunnittelua, tiedon jakamista tukevan kulttuurin merkitystä ja rakenteellisia siirtokäytäntöjä.