Metatiedon laatu asianhallinnassa
Jalonen, Sanna (2025)
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025052716608
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025052716608
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tavoitteena oli tarkastella Turun ammattikorkeakoulun asianhallintajärjestelmään tallennetun metatiedon laatua, tunnistaa mahdolliset kehittämiskohteet ja esittää toimeksiantajalle toimenpide-ehdotuksia laatuongelmien ratkaisemiseksi. Lisäksi opinnäytetyössä selvitettiin, mitä tarkoittaa metatiedon laatu, miten metatiedon laatua voidaan tutkia ja minkälaisilla keinoilla metatiedon laatua voidaan hallita. Vastauksia näihin kysymyksiin etsittiin tutkimuskirjallisuudesta sekä julkisen hallinnon asianhallintaa ohjaavasta viranomaisohjeistuksesta. Tietoa hyödynnettiin mm. työn empiirisessä osassa sovellettavien laatukriteerien ja näkökulmien valinnassa sekä toimenpide-ehdotusten laadinnassa.
Työn empiirisen osan aineistona käytettiin Turun ammattikorkeakoulun asianhallintajärjestelmässä olevia metatietotietueita. Tietueiden kokonaisuudesta valittiin pienempi otos satunnaisotantamenetelmällä. Aineisto analysoitiin laadullisen sisällönanalyysin keinoin. Analyysissa käytetyt metatiedon laatukriteerit olivat vaatimustenmukaisuus ja oikeellisuus. Aineisto käytiin läpi tietue kerrallaan ja kaikki valittuihin laatukriteereihin liittyvät metatietohaasteet kirjattiin ylös. Vaatimustenmukaisuutta tarkasteltiin myös siitä näkökulmasta, täyttääkö Turun ammattikorkeakoulun asianhallintajärjestelmä tiedonhallintalain vaatimukset metatietovaatimusten osalta.
Turun ammattikorkeakoulun asianhallinnan metatieto on vaatimustenmukaisuuden näkökulmasta lähtökohtaisesti laadukasta. Tutkimustulokset osoittivat kuitenkin puutteita sekä metatiedon oikeellisuudessa että vaatimustenmukaisuudessa. Suurimmat haasteet liittyivät tiedonohjaussuunnitelman käyttöön ja oletusmetatietoihin sekä asioiden ja asiakirjojen otsikointiin ja tilatietoihin. Turun ammattikorkeakoulun asianhallintajärjestelmässä ei myöskään ole teknisesti mahdollista erotella asiakirjojen säilyttämistä ja arkistointia tiedonhallintalain edellyttämällä tavalla.
Opinnäytetyön lopputuloksena tuotettiin lista toimenpide-ehdotuksia, joita opinnäytetyön toimeksiantaja voi jatkossa hyödyntää metatiedon laadun kehittämisessä. Toimenpide-ehdotukset sisältävät mm. ohjeistusten laadintaa, käyttäjäkoulutusten järjestämistä sekä asianhallintajärjestelmän tarjoamien teknisten ominaisuuksien parempaa hyödyntämistä. Lisäksi metatiedon laadunvalvontaan liittyviä käytäntöjä tulisi kehittää.
Työn empiirisen osan aineistona käytettiin Turun ammattikorkeakoulun asianhallintajärjestelmässä olevia metatietotietueita. Tietueiden kokonaisuudesta valittiin pienempi otos satunnaisotantamenetelmällä. Aineisto analysoitiin laadullisen sisällönanalyysin keinoin. Analyysissa käytetyt metatiedon laatukriteerit olivat vaatimustenmukaisuus ja oikeellisuus. Aineisto käytiin läpi tietue kerrallaan ja kaikki valittuihin laatukriteereihin liittyvät metatietohaasteet kirjattiin ylös. Vaatimustenmukaisuutta tarkasteltiin myös siitä näkökulmasta, täyttääkö Turun ammattikorkeakoulun asianhallintajärjestelmä tiedonhallintalain vaatimukset metatietovaatimusten osalta.
Turun ammattikorkeakoulun asianhallinnan metatieto on vaatimustenmukaisuuden näkökulmasta lähtökohtaisesti laadukasta. Tutkimustulokset osoittivat kuitenkin puutteita sekä metatiedon oikeellisuudessa että vaatimustenmukaisuudessa. Suurimmat haasteet liittyivät tiedonohjaussuunnitelman käyttöön ja oletusmetatietoihin sekä asioiden ja asiakirjojen otsikointiin ja tilatietoihin. Turun ammattikorkeakoulun asianhallintajärjestelmässä ei myöskään ole teknisesti mahdollista erotella asiakirjojen säilyttämistä ja arkistointia tiedonhallintalain edellyttämällä tavalla.
Opinnäytetyön lopputuloksena tuotettiin lista toimenpide-ehdotuksia, joita opinnäytetyön toimeksiantaja voi jatkossa hyödyntää metatiedon laadun kehittämisessä. Toimenpide-ehdotukset sisältävät mm. ohjeistusten laadintaa, käyttäjäkoulutusten järjestämistä sekä asianhallintajärjestelmän tarjoamien teknisten ominaisuuksien parempaa hyödyntämistä. Lisäksi metatiedon laadunvalvontaan liittyviä käytäntöjä tulisi kehittää.