Päijänteen ympäriajo - kilpailukäsikirjan rakentaminen
Salenius, Päivi (2025)
Salenius, Päivi
2025
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025052716659
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025052716659
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli rakentaa kilpailukäsikirja Päijänteen ympäriajon organisaation käyttöön kilpailun järjestämisen tueksi. Tavoitteena oli tuottaa kattava ja selkeä ohjekirja, joka toimii myös organisaation uusien jäsenten perehdytysoppaana. Käsikirjan lukijan oletettiin tietävän perusasiat endurosta ja Päijänteen ympäriajosta, mikä huomioitiin kirjoitusasussa. Käsikirjan rakennusprosessi toteutettiin 12.2.-4.5.2025 ja sen toimeksiantajana oli Päijänteen ympäriajon järjestämisestä vastaava Helsingin Moottorikerho ry.
Työn tietoperusta pohjautui tapahtumajärjestämisen strategisiin ja erityisesti operatiivisiin kysymyksiin, jotka mahdollistivat tapahtumaprojektin hallinnan. Useammalle päivälle ja yli kahdenkymmenen kunnan alueelle levittäytyvän moottoriurheilutapahtuman erityispiirteenä olivat esimerkiksi laajat lupaprosessit ja huomattava määrä vapaaehtoistyöntekijöitä. Lisäksi tietoperustassa otettiin huomioon käsikirjan merkitys organisaation sisäisen viestinnän välineenä.
Käsikirjan rakennusprosessissa kerättiin pohjatietoja Moottoriliiton säännöstöistä ja muista kilpailun järjestämiseen liittyvistä dokumenteista. Kunkin aihealueen pohjatietoa täydennettiin työpajapalavereissa Päijänteen ympäriajon järjestelyissä mukana olevien asiantuntijoiden muistiinpanoilla ja hiljaisella tiedolla. Kerätty aineisto muokattiin analyysin kautta käsikirjatekstiksi, joka aiheen asiantuntijan korjausten ja täydennysten jälkeen liitettiin käsikirjadokumenttiin. Vertailuanalyysin avulla etsittiin malliesimerkkejä käsikirjan sisällön kehittämiseksi. Koottu käsikirjadokumentti annettiin suuremman asiantuntijajoukon kommentoitavaksi sen yhtenäistämiseksi ja luotettavuuden takaamiseksi. Eri kanavia pitkin saatujen kommenttien perusteella se viimeisteltiin lopulliseen muotoonsa. Projektin päätteeksi kaikille siihen osallistuneille lähetettiin palautekysely, jossa heitä pyydettiin arvioimaan sekä prosessia että käsikirjaa. Prosessin aikana keskityttiin projektin hallintaan niin aikataulun kuin tehtävien etenemisen suhteen. Tarpeisiin vastaava viestintä ja verkkoympäristöjen käyttäminen olivat keskeisessä roolissa projektin onnistumisen kannalta.
Opinnäytetyön tuotoksena syntyneessä Päijänteen ympäriajon kilpailukäsikirjassa koottiin ensimmäistä kertaa pian satavuotiaan tapahtuman järjestelyohjeet yhtenäiseksi dokumentiksi. Käsikirjan avulla voidaan tehostaa ja kehittää jatkossa kilpailun järjestämistä. Itse käsikirjan lisäksi projekti toi esiin useita kehityskohteita, joihin pureutumalla voidaan parantaa muun muassa vapaaehtoisten sitoutumista kilpailujen järjestämiseen.
Työn tietoperusta pohjautui tapahtumajärjestämisen strategisiin ja erityisesti operatiivisiin kysymyksiin, jotka mahdollistivat tapahtumaprojektin hallinnan. Useammalle päivälle ja yli kahdenkymmenen kunnan alueelle levittäytyvän moottoriurheilutapahtuman erityispiirteenä olivat esimerkiksi laajat lupaprosessit ja huomattava määrä vapaaehtoistyöntekijöitä. Lisäksi tietoperustassa otettiin huomioon käsikirjan merkitys organisaation sisäisen viestinnän välineenä.
Käsikirjan rakennusprosessissa kerättiin pohjatietoja Moottoriliiton säännöstöistä ja muista kilpailun järjestämiseen liittyvistä dokumenteista. Kunkin aihealueen pohjatietoa täydennettiin työpajapalavereissa Päijänteen ympäriajon järjestelyissä mukana olevien asiantuntijoiden muistiinpanoilla ja hiljaisella tiedolla. Kerätty aineisto muokattiin analyysin kautta käsikirjatekstiksi, joka aiheen asiantuntijan korjausten ja täydennysten jälkeen liitettiin käsikirjadokumenttiin. Vertailuanalyysin avulla etsittiin malliesimerkkejä käsikirjan sisällön kehittämiseksi. Koottu käsikirjadokumentti annettiin suuremman asiantuntijajoukon kommentoitavaksi sen yhtenäistämiseksi ja luotettavuuden takaamiseksi. Eri kanavia pitkin saatujen kommenttien perusteella se viimeisteltiin lopulliseen muotoonsa. Projektin päätteeksi kaikille siihen osallistuneille lähetettiin palautekysely, jossa heitä pyydettiin arvioimaan sekä prosessia että käsikirjaa. Prosessin aikana keskityttiin projektin hallintaan niin aikataulun kuin tehtävien etenemisen suhteen. Tarpeisiin vastaava viestintä ja verkkoympäristöjen käyttäminen olivat keskeisessä roolissa projektin onnistumisen kannalta.
Opinnäytetyön tuotoksena syntyneessä Päijänteen ympäriajon kilpailukäsikirjassa koottiin ensimmäistä kertaa pian satavuotiaan tapahtuman järjestelyohjeet yhtenäiseksi dokumentiksi. Käsikirjan avulla voidaan tehostaa ja kehittää jatkossa kilpailun järjestämistä. Itse käsikirjan lisäksi projekti toi esiin useita kehityskohteita, joihin pureutumalla voidaan parantaa muun muassa vapaaehtoisten sitoutumista kilpailujen järjestämiseen.