Excel-työkalun hyödyntäminen hotellinvarausjärjestelmän häiriötilassa
Haverinen, Toni (2025)
2025
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025052716752
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025052716752
Tiivistelmä
Tämä työn aihe käsitteli tietojärjestelmien häiriötä. Työn valmistus alkoi tapauksesta, jolloin tekijän työpaikassa hotellivarausjärjestelmä ei ollut saatavilla usean päivän ajan ja hotellin ylläpitämistä varten tarvittiin apu työkalua. Työvuoron aikana muodostettiin Exceliin hotellihuonepohja, minkä avulla pystyttiin ylläpitämään hotellintoimintaa. Häiriötilan päättymisen jälkeen työkalu todettiin hyödylliseksi, minkä takia työn tekijä ehdotti työnantajalleen työkalun kehittämistä opinnäytetyönä.
Tämän toiminnallisen työn tuloksena muodostui Excel-työkalu, jonka avulla hotellinvastaanottovirkailijat voivat väliaikaisesti korvata hotellin häiriötilassa hotellivarausjärjestelmää. Tuotoksen avulla helpotetaan vastaanottovirkailijoiden operatiivisia tehtäviä, kun normaalit työkalut eivät ole saatavilla. Työkalun valmistus rajattiin käsittelemään vaan hotellin toimipisteen operatiiviseen toimintaan, sillä työn tekijällä on omaa työkokemusta tästä.
Työn teoreettiset tietoperustan teemat käsittelevät kriisejä sekä varautumista. Työssä on määritelty näiden käsitteiden merkitystä, sekä tuotu esimerkkejä majoitusalan näkökulmasta, miten niitä sovelletaan alalla. Tietoperustaan tuotiin majoitusalan esimerkkejä kriisitilanteista ja asioista mitä majoitustoimipisteiltä vaaditaan lakisääteisesti. Nämä teemat olivat keskeisessä asemassa tuotoksen valmistuksen aikana.
Tämän työn kehittämismenetelmänä käytettiin tapaustutkimusta. Tapaustutkimus valittiin, sillä se koettiin parhaimmaksi tavaksi tutkia yksittäistä merkittävää tapahtumaa, kuten tekijän työpaikassa olevaa häiriötilaa. Tapaustutkimuksen mallia oli sovellettu mukauttaen, sillä tuotoksen ensimmäisen versio muodostui häiriötilan aikana. Häiriötilan päättymisen jälkeen tuotoksen valmistus alkoi ja tapaustutkimuksen ongelmat määriteltiin, tapaus analysoitiin ongelmien ja käytännön kokemuksen perusteella vastaanoton tiimin palaverissa, minkä myötä kehitysideat luotiin ja työn valmistaminen alkoi.
Excel-työkalun valmistus alkoi heinäkuussa 2024 ja päättyi heinäkuussa 2025. Työn suunnittelu perustui heinäkuu-elokuu 2024 väliselle ajalle ja työn tekeminen sijoittui maaliskuu-huhtikuu 2025 väliselle ajalle.
Työnlopputuloksena muodostui Excel-työkalu, minkä avulla voidaan tilapäisesti korvata hotellinvarausjärjestelmää häiriötilan aikana. Työ on tekijän työnantajan mukaan käytettävissä hotelissa. Työkalua ei ole vielä otettu käyttöön työn valmistuksen jälkeen ja se tulee olemaan seuraava vaihe tekijälle.
Tämän toiminnallisen työn tuloksena muodostui Excel-työkalu, jonka avulla hotellinvastaanottovirkailijat voivat väliaikaisesti korvata hotellin häiriötilassa hotellivarausjärjestelmää. Tuotoksen avulla helpotetaan vastaanottovirkailijoiden operatiivisia tehtäviä, kun normaalit työkalut eivät ole saatavilla. Työkalun valmistus rajattiin käsittelemään vaan hotellin toimipisteen operatiiviseen toimintaan, sillä työn tekijällä on omaa työkokemusta tästä.
Työn teoreettiset tietoperustan teemat käsittelevät kriisejä sekä varautumista. Työssä on määritelty näiden käsitteiden merkitystä, sekä tuotu esimerkkejä majoitusalan näkökulmasta, miten niitä sovelletaan alalla. Tietoperustaan tuotiin majoitusalan esimerkkejä kriisitilanteista ja asioista mitä majoitustoimipisteiltä vaaditaan lakisääteisesti. Nämä teemat olivat keskeisessä asemassa tuotoksen valmistuksen aikana.
Tämän työn kehittämismenetelmänä käytettiin tapaustutkimusta. Tapaustutkimus valittiin, sillä se koettiin parhaimmaksi tavaksi tutkia yksittäistä merkittävää tapahtumaa, kuten tekijän työpaikassa olevaa häiriötilaa. Tapaustutkimuksen mallia oli sovellettu mukauttaen, sillä tuotoksen ensimmäisen versio muodostui häiriötilan aikana. Häiriötilan päättymisen jälkeen tuotoksen valmistus alkoi ja tapaustutkimuksen ongelmat määriteltiin, tapaus analysoitiin ongelmien ja käytännön kokemuksen perusteella vastaanoton tiimin palaverissa, minkä myötä kehitysideat luotiin ja työn valmistaminen alkoi.
Excel-työkalun valmistus alkoi heinäkuussa 2024 ja päättyi heinäkuussa 2025. Työn suunnittelu perustui heinäkuu-elokuu 2024 väliselle ajalle ja työn tekeminen sijoittui maaliskuu-huhtikuu 2025 väliselle ajalle.
Työnlopputuloksena muodostui Excel-työkalu, minkä avulla voidaan tilapäisesti korvata hotellinvarausjärjestelmää häiriötilan aikana. Työ on tekijän työnantajan mukaan käytettävissä hotelissa. Työkalua ei ole vielä otettu käyttöön työn valmistuksen jälkeen ja se tulee olemaan seuraava vaihe tekijälle.