Tiimin yhteistyön kehittäminen palaverikäytäntöjen avulla
Kantonen, Katriina (2025)
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025052716858
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025052716858
Tiivistelmä
Opinnäytetyössä kehitettiin ja testattiin uudet viikko- ja kuukausipalaverimallit sekä markkinoinnin suunnitteluihin sovellettavat palaverimallit Savorak Laitureiden ja Lip-Lap Laituri Oy:n markkinointitiimien yhteistyön tehostamiseen. Uusien käytäntöjen avulla organisaatio pystyy parantamaan tiedon kulkua, selkeyttämään vastuita sekä tehostamaan projektien hallintaa ja päätöksentekoa.
Työssä tarkastellaan tiimien välistä yhteistyötä ja viestintää, josta edetään viestintäkanavien määrittelyyn. Lisäksi tutkitaan palaverikäytäntöjä ja niiden kehittämistä. Fasilitointia ja työpajatyöskentelyä käytetään sekä teoreettisena viitekehyksenä että käytännön menetelmänä. Tutkimusmenetelmäksi valittiin toimintatutkimus ja menetelminä käytettiin teemahaastattelua sekä kehittämisprosessia seurattiin havainnoimalla ja kyselyillä. Haastateltaviksi valittiin työn alussa kehittämistyötä koskevan tiimin pitkäaikaisimmat jäsenet todellisen ongelman kartoittamiseksi. Lähtökohtien selvittämisessä tuotettiin kysely myös toimeksiantajayrityksen hallitukselle, jotta voitiin varmistaa työn tarpeellisuus myös strategisesta näkökulmasta.
Kehittämisessä käytettiin myös työpajatyöskentelyä, joka mahdollisti toimeksiantajan aktiivisen osallistumisen kehittämisprosessiin. Palaverien suunnittelutyöpajaan osallistui koko markkinointitiimi, ja tutkija toimi työpajojen fasilitoijana. Työpajoissa syntyneet suunnitelmat dokumentoitiin huolellisesti ja tuotiin pilottihankkeena käytäntöön.
Palaverikäytäntöjen ylläpitäminen vaatii sitkeyttä ja motivaatiota sitoutua muutokseen. Työssä kehitettiin kokonaisvaltainen palaverikäytäntöjen malli, joka koostuu viikkopalaveri-, kuukausipalaveri- ja vuositason suunnittelurakenteista. Käytännön toimenpiteinä luotiin dokumentointikäytännöt, määriteltiin vastuunjako palavereissa sekä nelivaiheinen palaverirunko ja nimettiin tarkoituksenmukaiset viestintätyökalut.
Kehitettyjen käytäntöjen tuloksina saavutettiin organisaation toiminnan suunnitelmallisuuden lisääntyminen, vastuunjaon selkeytyminen, säännöllisen viikkopalaverikäytännön vakiintuminen, tiedonkulun paraneminen sekä palavereiden tehokkuuden merkittävä kasvu. Kehittämistyön jälkeen vastuu siirtyy toimeksiantajalle luotujen palaverikäytäntöjen jatkamisesta ja hienosäätämisestä omiin tarpeisiinsa.
Työssä tarkastellaan tiimien välistä yhteistyötä ja viestintää, josta edetään viestintäkanavien määrittelyyn. Lisäksi tutkitaan palaverikäytäntöjä ja niiden kehittämistä. Fasilitointia ja työpajatyöskentelyä käytetään sekä teoreettisena viitekehyksenä että käytännön menetelmänä. Tutkimusmenetelmäksi valittiin toimintatutkimus ja menetelminä käytettiin teemahaastattelua sekä kehittämisprosessia seurattiin havainnoimalla ja kyselyillä. Haastateltaviksi valittiin työn alussa kehittämistyötä koskevan tiimin pitkäaikaisimmat jäsenet todellisen ongelman kartoittamiseksi. Lähtökohtien selvittämisessä tuotettiin kysely myös toimeksiantajayrityksen hallitukselle, jotta voitiin varmistaa työn tarpeellisuus myös strategisesta näkökulmasta.
Kehittämisessä käytettiin myös työpajatyöskentelyä, joka mahdollisti toimeksiantajan aktiivisen osallistumisen kehittämisprosessiin. Palaverien suunnittelutyöpajaan osallistui koko markkinointitiimi, ja tutkija toimi työpajojen fasilitoijana. Työpajoissa syntyneet suunnitelmat dokumentoitiin huolellisesti ja tuotiin pilottihankkeena käytäntöön.
Palaverikäytäntöjen ylläpitäminen vaatii sitkeyttä ja motivaatiota sitoutua muutokseen. Työssä kehitettiin kokonaisvaltainen palaverikäytäntöjen malli, joka koostuu viikkopalaveri-, kuukausipalaveri- ja vuositason suunnittelurakenteista. Käytännön toimenpiteinä luotiin dokumentointikäytännöt, määriteltiin vastuunjako palavereissa sekä nelivaiheinen palaverirunko ja nimettiin tarkoituksenmukaiset viestintätyökalut.
Kehitettyjen käytäntöjen tuloksina saavutettiin organisaation toiminnan suunnitelmallisuuden lisääntyminen, vastuunjaon selkeytyminen, säännöllisen viikkopalaverikäytännön vakiintuminen, tiedonkulun paraneminen sekä palavereiden tehokkuuden merkittävä kasvu. Kehittämistyön jälkeen vastuu siirtyy toimeksiantajalle luotujen palaverikäytäntöjen jatkamisesta ja hienosäätämisestä omiin tarpeisiinsa.