Palkanlaskennan ostoikkunat

Abstract

Opinnäytetyössä tarkasteltiin palkanlaskennan ostoikkunoita ja niiden muodostumiseen vaikuttavia tekijöitä. Ostoikkunoilla viitattiin ajankohtiin, jolloin yritys olisi vastaanottavainen uusille palveluntarjoajille. Työ alkoi toimeksiantajayritys X:n tarpeesta kehittää myynnillistä viestintää ja optimoida myyjien ajankäyttöä kohdentamalla yhteydenottoja yrityksiin, joilla oli tarve ja mahdollisuus palkanlaskentapalveluiden kilpailuttamiseen.

Työn tavoitteena oli selvittää, kuinka usein suomalaiset yli 50 henkeä työllistävät yritykset kilpailuttivat palkanlaskennan, ja mitkä tekijät vaikuttivat ostoikkunan syntyyn. Opinnäytetyö toteutettiin määrällisenä kyselytutkimuksena huhtikuussa 2025. Kysely lähetettiin yritys X:n CRM-järjestelmän kautta HR-päättäjille, ja vastauksia saatiin 316 eri yritykseltä. Kysely sisälsi sekä strukturoituja että avoimia kysymyksiä, joista saadut vastaukset analysoitiin määrällisesti ja laadullisesti.

Tutkimuksen mukaan 56,01 % vastaajayrityksistä on ulkoistanut palkanlaskennan. Yritykset kilpailuttavat palkanlaskennan keskimäärin 7,5 vuoden välein. Tärkeimmät syyt kilpailutukselle ovat palvelun laadun heikkeneminen ja henkilöstöriskit, kuten palkanlaskijan vaihtuvuus. Uutta palveluntarjoajaa valittaessa palvelun taso ja jatkuvan palvelun hinta nousevat merkittävimmiksi valintakriteereiksi. Yritykset, jotka eivät ole ulkoistaneet palkanlaskentaa, perustelivat päätöstä moitteettomasti toimivalla sisäisellä palvelulla ja aiemmilla huonoilla ulkoistamiskokemuksilla.

Tuloksia hyödynnettiin yritys X:n myynnin kehittämisessä. Opinnäytetyö tarjosi konkreettisia näkökulmia viestinnän ajoittamiseen ja sisällön kohdentamiseen eri asiakastyyppien mukaan. Tulosten perusteella ennakoitiin palkanlaskennan kilpailutuksen todennäköisyyksiä ja syitä.

This thesis examined payroll buying windows and the factors influencing their formation. The thesis was initiated by company X’s need to improve its sales communication, and its objective was to determine how frequently and for what reasons Finnish companies with over 50 employees outsource and tender their payroll.

The thesis was conducted as a quantitative survey study in April 2025. The questionnaire was distributed via company X’s CRM system to HR decision-makers, and responses were received from 316 unique companies. The survey included both structured and open-ended questions, and the responses were analyzed using quantitative and qualitative methods.

According to the results, 56,01% of the companies have outsourced their payroll. The average interval for payroll tendering is 7,5 years. The most common reason for initiating a tender is the decline in service quality. Companies that have retained in-house payroll cited well-functioning internal processes and previous negative outsourcing experiences as the main reasons.

The results were directly applied to company X’s sales practices. This thesis provided practical insights into how sales communication can be timed and tailored according to different customer profiles. The findings enabled predictive insights into payroll tendering behavior.