Development of human resources planning for a technology company

Abstract

Henkilöstöresurssien suunnittelun mahdollisia kehitystarpeita sekä optimaalisen suunnitteluprosessin keskeisiä elementtejä tutkittiin kvalitatiivisen tutkimusmenetelmän avulla Aidon Oy:n toimeksiannosta. Aineisto kerättiin puolistrukturoiduilla haastatteluilla, joissa haastateltiin 18 työntekijää eri organisaatiotasoilta johdosta operatiivisiin asiantuntijoihin. Äänitetyt haastattelut litteroitiin, tarkistettiin ja analysoitiin laadullisen sisällönanalyysin menetelmällä.

Kehitystarpeet jaettiin neljään pääkategoriaan: operatiivinen suunnittelu, näkyvyys, prosessien yhtenäistäminen sekä yhteistyö. Lisäksi tunnistettiin kolme keskeistä elementtiä optimaaliseen resurssisuunnitteluprosessiin: koordinoitu resurssien suunnittelu, strateginen resurssien kohdentaminen sekä tiedolla johdettu suunnittelu.

Tulokset korostivat tarvetta yhtenäiselle ja systemaattiselle resurssisuunnitteluprosessille organisaation eri toimintojen välillä. Painopiste oli viestinnän, näkyvyyden ja priorisoinnin parantamisessa. Tulosten pohjalta muodostettiin suosituksia resurssisuunnitteluprosessien standardoinnista, tiedon hyödyntämisen lisäämisestä päätöksenteossa sekä vahvempien poikkitoiminnallisten yhteistyörakenteiden rakentamisesta, jotta projektien toteutusta ja operatiivista joustavuutta voidaan tukea entistä paremmin dynaamisessa toimintaympäristössä. Näiden havaintojen pohjalta laadittiin henkilöstöresurssien suunnitteluprosessi, jota muokattiin ja virallistettiin asiantuntijapalautteen perusteella.

Possible development needs in personnel resource planning and the elements for an optimal planning process were examined by using qualitative research as a method commissioned by Aidon Oy. Data was collected through semistructured interviews with 18 employees representing different organizational levels, ranging from management to operational experts. The voice interviews were transcribed, reviewed and analyzed using qualitative content analysis.

Four main categories of development needs were identified: operational planning, visibility, process unification and collaboration. In addition, three main elements for an optimal resource planning process were recognized: coordinated resource planning, strategic resource allocation and data-informed planning.

The findings highlighted the need for unified and systematic resource planning process across organizational functions. Emphasis was placed on improving communication, visibility and prioritization. Based on the results, recommendations were made to standardize resource planning processes, enhance data utilization in decision-making and build stronger crossfunctional collaboration frameworks to better support project execution and operational resilience in a dynamic environment. Based on these findings a personnel resource planning process was created, and it was shaped and formalized based on expert’s feedback.