Yrityksen laadun parantaminen Lean-menetelmiä soveltaen

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee yrityksen laadunhallinnan parantamista Lean-menetelmiä soveltamalla, erityisesti tiedonhallinnan näkökulmasta. Työn ta-voitteena oli kehittää yrityksen digitaalista tiedonhallintaa luomalla selkeä prosessikuvaus ja käytännön ohjeistus projektien hallintaan. Keskeisenä menetelmänä sovellettiin Lean-ajattelun 5S-menetelmää, joka mahdollisti jär-jestelmällisen ja tehokkaan digitaalisen työympäristön.

Tutkimuksessa pyrittiin vastaamaan seuraaviin tutkimusongelmiin: miten 5S-menetelmää voidaan hyödyntää rakennusalan yrityksen tiedonhallinnan pa-rantamiseksi ja mitä konkreettisia työkaluja ja menetelmiä sen toteuttamiseen tarvitaan. Analyysissä havaittiin, että yrityksen tiedonhallinnan haasteina oli-vat epäselvä kansiorakenne, moninkertaiset tiedostoversiot ja vanhentunut tieto. Nämä ongelmat heikensivät työskentelyn tehokkuutta, vaikeuttivat pro-jektiseurantaa ja lisäsivät virheiden riskiä. Lisäksi asiakaspalautteen käsitte-lyssä havaittiin kehitystarpeita, jotka vaikuttivat laadun seurantaan ja jatku-vaan parantamiseen.

Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena kehittämistehtävänä, jossa haastateltiin yrityksen toimitusjohtajaa ja analysoitiin digitaalisen toimintaympäristön nyky-käytäntöjä. Tulosten perusteella laadittiin kehitysehdotuksia, kuten selkeä kansiorakenne, tiedostojen standardoidut nimeämiskäytännöt, asiakaspalaut-teen systemaattinen kerääminen sekä digitaalisen tiedonhallintajärjestelmän käyttöönotto.

Tutkimuksessa tunnistettiin organisaatiokulttuuriin ja tiedonhallinnan käytän-töihin liittyviä muutoshaasteita, joita voitiin ratkaista koulutuksen, ohjeistuk-sen ja jatkuvan parantamisen avulla. Erityisesti työntekijöiden sitouttaminen uusiin toimintamalleihin nousi keskeiseksi tekijäksi onnistuneessa muutok-sessa, ja sen tukemiseksi tarvittiin selkeitä ohjeistuksia ja johdon esimerkkiä.

Työn tulokset osoittavat, että 5S-menetelmän soveltaminen parantaa tiedon-hallintaa, tehostaa yrityksen toimintaa ja tukee laadunhallintaa. Selkeät tie-donhallintakäytännöt vähentävät virheitä, parantavat ajankäyttöä ja mahdol-listavat laadukkaamman asiakaspalvelun. Jatkuva kehittäminen ja yhtenäiset toimintamallit tukivat yrityksen operatiivista tehokkuutta ja varmistivat, että laa-tu oli johdonmukaista ja asiakaslähtöistä.

This thesis examines the improvement of corporate quality management by applying Lean methods, with a particular focus on information management. The objective of the work was to enhance the company's digital information management by creating a clear process description and practical guidelines for project management. The 5S method of lean thinking was applied as a key method, enabling a systematic and efficient digital working environment.

The study aimed to address the following research problems: How to use the 5S method to improve the information management of a construction compa-ny? What concrete tools and methods are needed to implement it? The anal-ysis identified key challenges in the company’s information management, in-cluding an unclear folder structure, multiple file versions, and outdated in-formation. These issues reduced work efficiency, made project monitoring more difficult, and increased the risk of errors. Additionally, deficiencies in processing customer feedback were observed, affecting quality monitoring and continuous improvement.

The study was conducted as a qualitative development task, involving an in-terview with the company’s CEO and an analysis of current practices in the digital work environment. Based on the findings, development proposals were prepared, such as a clear folder structure, standardized file naming practices, systematic collection of customer feedback, and the implementation of a digital information management system.

The study identified challenges related to organizational culture and infor-mation management practices, which could be solved through training, guidelines, and continuous improvement. Employee commitment to new op-erating models emerged as a crucial factor for successful change, requiring clear instructions and leadership support.

The results indicate that applying the 5S method improves information man-agement, enhances business efficiency, and supports quality management. Clear information management practices reduce errors, optimize time usage, and enable higher-quality customer service. Continuous improvement and standardized procedures support operational efficiency and ensure that qual-ity remains consistent and customer-oriented.